In breve
Il carico di magazzino si registra alla consegna, usando il DDT del fornitore come fonte: numero e data del documento, fornitore, e per ogni riga articolo, quantità effettivamente ricevuta e unità di misura. I prezzi arrivano dall'ordine o dalla fattura. Per non digitarlo, il DDT va trasformato in dati: BolleFlow legge il PDF o la scansione, estrae testata e righe e le consegna al gestionale in un file nel tracciato richiesto.
Carico di Magazzino da DDT Fornitore: Come Farlo Senza Digitare
Il carico di magazzino è la registrazione che dice al gestionale: questa merce adesso è qui. Sembra un atto di magazzino, ma decide tre cose che interessano l'amministrazione: le giacenze, lo stato degli ordini aperti e la base su cui verrà controllata la fattura.
Si fa partendo dal DDT del fornitore. E nella maggior parte delle aziende si fa a mano, dal PDF, qualche giorno dopo.
Dal DDT o dalla fattura?
| Carico dal DDT | Carico dalla fattura | |
|---|---|---|
| Quando | Il giorno della consegna | Giorni o settimane dopo |
| Giacenze | Aggiornate | Sbagliate fino all'arrivo della fattura |
| Controllo della fattura | Possibile: si confronta con il ricevuto | Impossibile: la fattura è confrontata con se stessa |
| Lavoro | Una registrazione per consegna | Una per fattura |
Caricare dalla fattura è più comodo, soprattutto da quando la fattura elettronica arriva già strutturata. Ma rinuncia all'unico documento che dice cosa è arrivato davvero. Con la fattura differita il ritardo arriva a sei settimane.
Cosa serve dal DDT
| Dato | A cosa serve nel carico |
|---|---|
| Numero e data del DDT | Riferimento del documento, e chiave per ritrovarlo dalla fattura |
| Fornitore | Intestazione del movimento |
| Numero d'ordine, se c'è | Chiude o riduce l'ordine aperto |
| Codice e descrizione articolo | Individua l'articolo in anagrafica |
| Quantità | Aumenta la giacenza |
| Unità di misura | Evita di caricare confezioni come pezzi |
| Lotto o scadenza, se presenti | Tracciabilità |
I prezzi quasi mai: molti DDT non li riportano. Il valore del carico viene dall'ordine o dal listino, e si conferma con la fattura.
La quantità giusta è quella ricevuta
Il DDT dice cosa il fornitore ha spedito. Il carico deve dire cosa è arrivato. Di solito coincidono; quando non coincidono, si carica il ricevuto e si annota la differenza sul documento, come spiegato nella checklist del ricevimento merce.
Caricare la quantità del DDT "per fare prima" crea una giacenza che non esiste e toglie l'unica prova della differenza.
Gli errori che sporcano le giacenze
| Errore | Effetto |
|---|---|
| DDT caricato due volte | Giacenza doppia, scoperta all'inventario |
| DDT non caricato | Merce sugli scaffali che il sistema non vede |
| Unità di misura confusa | 10 cartoni caricati come 10 pezzi |
| Articolo sbagliato per codice simile | Una giacenza in più e una in meno |
| Carico fatto a fine mese | Riordini calcolati su dati vecchi |
Il file di import per il tuo gestionale, già pronto
BolleFlow legge i DDT dei fornitori e li esporta nel tracciato che il gestionale si aspetta: TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution.
| Reso o conto visione caricato come acquisto | Costo e giacenza gonfiati |
Sono le cause in entrata delle differenze inventariali. L'ultima dipende dalla causale del trasporto: un DDT in conto visione o in conto lavorazione non è un acquisto.
Come si automatizza
Il carico ha due pezzi, e vanno tenuti distinti.
Leggere il DDT. Ogni fornitore ha il suo layout; alcuni mandano PDF, altri scansioni. Vanno estratte le righe senza romperle: una descrizione su due righe non è un secondo articolo, un totale colli non è una riga. BolleFlow fa questo: legge il documento, qualunque sia il layout, e restituisce testata e righe.
Scriverlo nel gestionale. I dati vanno consegnati nel formato che il gestionale importa. BolleFlow ha tracciati per TeamSystem, Zucchetti, Mago4, Passepartout, Arca, Sistemi, SAP e un collegamento diretto con Fatture in Cloud. Per gli altri produce CSV, XML o JSON con colonne configurabili.
In mezzo resta un controllo umano, ed è giusto che resti: chi ha contato i colli conferma che le quantità lette sono quelle ricevute.
Chi lo fa, e quando
L'organizzazione conta più dello strumento.
- Il magazzino riceve, conta, annota le differenze e fotografa o scansiona il DDT subito.
- Il carico si registra in giornata, non a blocchi.
- L'amministrazione trova il carico già fatto quando arriva la fattura, e la confronta.
Se il DDT resta tre giorni in una vaschetta, nessun software recupera quei tre giorni.
I codici articolo
Qualunque sia la strada, resta un punto che nessun import risolve da solo: il codice sul DDT è quello del fornitore, non il vostro. Senza una corrispondenza fra i due, le righe entrano con codici che il gestionale non conosce. Come si costruisce è spiegato in codici articolo del fornitore.
Per provare
Un DDT del fornitore più frequente, letto in pochi secondi: si vede subito se le righe estratte sono quelle che andrebbero caricate. La prova non richiede registrazione.
Continua da qui
- Ricevimento merce: checklist in 10 punti
- Differenze di inventario: le cause in entrata merce
- Le tre vie per portare i DDT nel gestionale
- Carico e scarico magazzino con Excel: modello
Domande frequenti
Il carico di magazzino si fa dal DDT o dalla fattura?
Dal DDT, alla consegna. La fattura arriva dopo e serve a valorizzare e a controllare: se il carico nasce dalla fattura, le giacenze restano sbagliate per settimane e la fattura non viene confrontata con niente.
Che quantità si carica se il DDT è sbagliato?
Quella effettivamente ricevuta, non quella scritta. La differenza va annotata sul DDT alla consegna e comunicata al fornitore.
Come si carica un DDT senza prezzi?
Si caricano le quantità; il valore viene dall'ordine d'acquisto o dal listino, e viene confermato all'arrivo della fattura.
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