Carico e Scarico Magazzino con Excel: Modello Gratis

Sapere quanti pezzi ci sono a scaffale senza andare a contarli: è tutto ciò che si chiede a una gestione di magazzino. Con pochi articoli si può fare con un foglio Excel, a patto di impostarlo nel modo giusto.

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Gratuito: l'Excel si scarica lasciando l'email, la versione stampabile è libera.

Come funziona

Il principio è uno solo: non si scrive la giacenza, si scrivono i movimenti. La giacenza è un risultato.

Ogni riga è un movimento di un solo articolo. Un DDT con cinque righe diventa cinque righe nel foglio.

Come partire

1. Conta ciò che hai a scaffale.
2. Inserisci una riga per articolo con causale inventario iniziale e la quantità contata nella colonna carico.
3. Da quel momento, ogni entrata e ogni uscita è una riga nuova.
4. Per vedere la giacenza attuale di un articolo, filtra per codice e guarda l'ultima riga.

Le causali

Scrivere perché la merce si muove serve a ritrovare gli errori.

Le causali del foglio dovrebbero corrispondere alle causali dei DDT: un DDT del fornitore con causale reso da lavorazione è un rientro, non un acquisto.

Le cinque regole che lo fanno funzionare

Un codice, una scrittura. "TUB-32", "TUB 32" e "tub32" per Excel sono tre articoli. È l'errore che rompe più fogli.

Il carico si fa dal DDT, alla consegna. Non dalla fattura, che arriva settimane dopo. E con le quantità contate, non quelle scritte sul DDT: i controlli da fare sono nella checklist di ricevimento merce.

Il codice è il tuo, non quello del fornitore. Lo stesso articolo comprato da due fornitori ha due codici diversi sui loro DDT e deve averne uno solo nel tuo foglio: vedi codici articolo del fornitore.

Attenzione all'unità di misura. Se compri a scatole da 100 e vendi a pezzi, il carico va fatto in pezzi.

Non si cancella, si rettifica. Un errore si corregge con una riga di rettifica, non modificando una riga vecchia. Altrimenti non si capisce più cosa è successo.

Quando il foglio non basta più

Excel regge finché valgono tutte queste condizioni:

• qualche centinaio di articoli;
• pochi movimenti al giorno;
• una sola persona che aggiorna il file;
• un solo magazzino.

I segnali che è ora di cambiare: il file è aperto da due persone e una sovrascrive l'altra; l'inventario di fine anno trova differenze che nessuno sa spiegare; i carichi sono indietro di una settimana perché nessuno ha tempo di ricopiare i DDT.

Il collo di bottiglia è il carico

In qualunque sistema, foglio o gestionale, gli scarichi nascono dai tuoi documenti di vendita. I carichi no: nascono dai DDT dei fornitori, che arrivano su carta o in PDF e vanno ricopiati riga per riga, traducendo i codici del fornitore nei tuoi.

È il lavoro che fa BolleFlow: legge il DDT del fornitore in PDF o in scansione, ne estrae le righe e le consegna al gestionale come carico. Come funziona è spiegato in carico di magazzino da DDT, oppure puoi provarlo con un tuo DDT senza registrarti.

Domande frequenti

Come si calcola la giacenza di magazzino? Giacenza = giacenza iniziale + carichi − scarichi, per ogni articolo. Nel modello la giacenza iniziale si inserisce come primo movimento di carico con causale 'inventario iniziale'.

Cosa sono carico e scarico di magazzino? Il carico è ogni movimento che aumenta la giacenza: acquisti, resi da clienti, rientri da lavorazione. Lo scarico è ogni movimento che la diminuisce: vendite, resi a fornitori, consumi, invii in lavorazione.

Da quale documento si fa il carico? Dal DDT del fornitore, alla consegna e con le quantità realmente contate. Non dalla fattura, che arriva dopo e può riportare quantità diverse.

Excel basta per gestire il magazzino? Sì per poche centinaia di articoli e pochi movimenti al giorno, con una sola persona che aggiorna il file. Oltre servono un gestionale e, per i carichi, l'acquisizione automatica dei DDT.

Il registro di magazzino è obbligatorio? La contabilità di magazzino è obbligatoria solo per le imprese che superano determinate soglie di ricavi e rimanenze. Sotto quelle soglie tenere i movimenti è una scelta gestionale.

Se usi TeamSystem, i DDT letti dal PDF si importano con il tracciato descritto qui.

Continua da qui

• Carico di magazzino da DDT fornitore senza digitare
• Differenze di inventario: da dove vengono
• Ricevimento merce: checklist in 10 punti
• Codici articolo del fornitore e codici interni