In breve
Un ricevimento merce fatto bene ha dieci passaggi: verificare che la consegna sia attesa, controllare destinatario e mittente sul DDT, contare i colli prima di firmare, ispezionare gli imballi, annotare sul DDT ogni differenza in modo specifico e farla controfirmare, aprire i colli entro la giornata, confrontare le righe con l'ordine, registrare il carico, segnalare le anomalie all'amministrazione e archiviare il DDT. L'ultimo anello — far arrivare la differenza a chi paga la fattura — è quello che si rompe più spesso.
Ricevimento Merce: Checklist in 10 Punti per il Magazzino
Il ricevimento merce dura cinque minuti davanti al camion e decide se un mese dopo pagherai quello che è arrivato o quello che c'è scritto. Questa checklist copre il prima della firma, il dopo, e l'anello che si rompe più spesso: far arrivare le differenze all'amministrazione.
La checklist
| # | Controllo | Quando | Perché |
|---|---|---|---|
| 1 | La consegna è attesa? C'è un ordine aperto per questo fornitore | Prima di scaricare | Merce non ordinata va respinta o gestita a parte |
| 2 | Destinatario e mittente sul DDT sono giusti | Prima di firmare | Un DDT intestato a un'altra sede crea un carico sbagliato |
| 3 | Numero di colli corrisponde al DDT | Prima di firmare | È ciò che il trasportatore può confermare |
| 4 | Imballi integri: niente schiacciati, bagnati, aperti | Prima di firmare | Il danno visibile va annotato subito |
| 5 | Annotazione specifica sul DDT di ogni differenza | Alla firma | "Mancano 2 colli su 10", non "con riserva" |
| 6 | Controfirma del trasportatore sull'annotazione, e una foto | Alla firma | Senza, la riserva vale poco |
| 7 | Apertura dei colli entro la giornata | Dopo | I danni non visibili si denunciano entro 8 giorni |
| 8 | Righe contro ordine: articoli, quantità, varianti | All'apertura | Il DDT può essere sbagliato rispetto a quanto ordinato |
| 9 | Carico a magazzino con le quantità effettive, non quelle del DDT | Dopo il controllo | Il magazzino deve riflettere ciò che c'è |
| 10 | Segnalazione all'amministrazione di ogni differenza, con il DDT annotato | Al carico | È lì che la differenza diventa una nota di credito |
Prima della firma: punti 1–6
La firma sul DDT è il momento in cui il ricevimento diventa una prova. Firmare senza annotazioni significa dichiarare che è arrivato tutto in buone condizioni. Per questo i controlli prima della firma sono quelli sui colli, non sugli articoli: è ciò che si può verificare in due minuti con il trasportatore presente.
L'annotazione deve essere specifica. "Con riserva di controllo" è una formula diffusa che dice poco: non indica cosa non va. "Collo 4 di 10 con imballo sfondato, contenuto da verificare" è una riserva che si può far valere. Cosa fare quando il DDT stesso è sbagliato è spiegato in DDT errato: cosa fare.
Dopo la firma: punti 7–9
Aprire i colli subito. Per i danni non riconoscibili alla consegna, il codice civile prevede che vadano denunciati appena scoperti e comunque entro otto giorni dal ricevimento. Un collo aperto due settimane dopo è un danno che probabilmente paghi tu.
Il DDT lo legge lui.
Tu controlli e basta.
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Confrontare con l'ordine, non solo con il DDT. Il DDT dice cosa il fornitore dice di aver spedito. L'ordine dice cosa avevi chiesto. Una variante sbagliata, una quantità diversa dall'ordinato, un articolo non richiesto si vedono solo così.
Caricare le quantità effettive. Se il DDT dice 10 e ne sono arrivati 8, il carico è 8. Caricare 10 "perché c'è scritto" porta il magazzino fuori sincrono e nasconde la differenza alla contabilità.
Il punto 10: dove si perdono i soldi
Il magazzino ha fatto tutto bene: ha contato, annotato, fatto firmare. Poi il DDT annotato finisce in un raccoglitore. Un mese dopo arriva la fattura differita, che fattura 10 pezzi, e chi la controlla in amministrazione non ha mai visto l'annotazione. La fattura viene pagata per intero.
La differenza deve viaggiare con il documento: il DDT annotato va digitalizzato e collegato al carico, e la differenza va segnalata a chi controllerà la fattura. A quel punto si chiede la nota di credito con i documenti in mano.
È esattamente il passaggio che BolleFlow automatizza: legge i DDT, ricevuti in PDF o scansionati in magazzino, e li confronta riga per riga con ordine e fattura. Le quantità fatturate e mai consegnate vengono segnalate prima del pagamento — è il three-way matching.
Stampala per il magazzino
Copia la tabella sopra e appendila vicino alla baia di scarico. Per i documenti ti servono il modello DDT e, quando devi restituire qualcosa, il modello DDT di reso.
Continua da qui
- DDT errato del fornitore: cosa fare
- Nota di credito del fornitore
- DDT di reso merce
- Il three-way matching fra ordine, DDT e fattura
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