DDT Errato del Fornitore: Cosa Fare alla Consegna e Dopo

Il DDT accompagna la merce e dice cosa c'è dentro il camion. Quando non corrisponde a quello che scarichi, il problema sembra piccolo: due colli in meno, un articolo sbagliato, una quantità scritta male. Lo diventa un mese dopo, quando arriva la fattura.

Con la fattura differita, che è la regola nei rapporti continuativi con i fornitori, la fattura si costruisce sui DDT del mese. Il fornitore fattura quello che c'è scritto sul DDT, non quello che è arrivato da te. Se l'errore non è stato fermato alla consegna, lo paghi.

Questa pagina descrive cosa fare in due momenti: quando la merce arriva e quando la fattura è già partita.

Gli errori che si trovano sui DDT

Non tutti pesano allo stesso modo.

Errori sul contenuto — quelli che costano soldi:

• quantità diversa da quella consegnata;
• articoli mancanti, o arrivati e non elencati;
• articolo diverso da quello elencato (taglia, colore, versione);
• colli danneggiati.

Errori formali — quelli che costano tempo:

• intestazione o partita IVA del destinatario sbagliata;
• destinazione diversa da quella effettiva;
• numero o data che non tornano con quelli dell'ordine.

Il DDT deve riportare almeno numero progressivo, data, dati di chi cede e di chi riceve, l'eventuale trasportatore e natura, qualità e quantità dei beni. Un errore su uno di questi campi rende il documento contestabile; un errore sulla quantità rende contestabile la fattura che ne deriva.

Alla consegna: annotare, in modo specifico

È il momento in cui la differenza si prova con meno fatica. Dopo, è la tua parola contro quella del fornitore.

1. Conta i colli prima di firmare. Non gli articoli dentro, i colli: è quello che il trasportatore può confermare sul momento.
2. Annota sul DDT la differenza esatta. "Mancano 2 colli su 10", "1 collo con imballo sfondato", "pallet bagnato". Non "con riserva" e basta: una riserva generica non dice cosa non va e in una contestazione pesa poco.
3. Fai controfirmare l'annotazione al trasportatore e tieni la tua copia. Una foto dell'imballo danneggiato accanto al DDT costa dieci secondi.
4. Per i danni che non si vedono — merce rotta dentro un imballo integro — il codice civile prevede che vadano denunciati appena scoperti e comunque entro otto giorni dal ricevimento. Aprire i colli il giorno stesso non è pignoleria.

Il ricevimento senza riserve, in linea generale, chiude le contestazioni sul trasporto per quello che era visibile alla consegna. È per questo che l'annotazione va fatta lì e non dopo.

Dopo: il DDT non si corregge, si rettifica

Il DDT lo emette il fornitore. Chi lo riceve non può modificarlo: una quantità cancellata a penna e riscritta, senza un'annotazione controfirmata, non prova niente.

Quello che si fa è chiedere la rettifica al fornitore, per iscritto, indicando:

• numero e data del DDT;
• l'articolo e la differenza (ordinato, scritto sul DDT, effettivamente ricevuto);
• l'annotazione fatta alla consegna, se c'è.

Se la merce è sbagliata e va restituita, il reso viaggia con un DDT emesso da te, con causale reso, che richiama il DDT originale. È il documento che giustifica l'uscita della merce dal tuo magazzino e la nota di credito che il fornitore dovrà emettere.

Se la fattura è già arrivata

Succede più spesso di quanto si pensi, perché la differenza alla consegna era stata vista dal magazzino e non era arrivata all'amministrazione.

La fattura elettronica ricevuta non si modifica e non si rifiuta a piacere. Si contesta al fornitore, indicando il DDT e la differenza documentata, e si chiede una nota di credito per la parte non dovuta. Nel frattempo quella parte non si paga.

Il problema pratico è un altro: accorgersene. Una fattura differita che raggruppa venti DDT, ciascuno di trenta righe, nasconde benissimo due colli in meno sul DDT numero quattordici. Chi la controlla a occhio confronta il totale con l'aspettativa, non le righe con le bolle.

Come non perdere la differenza fra magazzino e amministrazione

La differenza annotata alla consegna vale solo se arriva a chi registra la fattura. In molte aziende si perde lì: il DDT annotato finisce in un raccoglitore in magazzino, la fattura arriva in amministrazione via SdI, e nessuno li mette fianco a fianco.

È esattamente il controllo che il three-way matching automatizza. Si confrontano ordine, DDT e fattura riga per riga, e due delle anomalie più frequenti sono proprio queste:

• quantità fatturata superiore a quella consegnata — il DDT diceva 10, ne sono arrivati 8, la fattura ne fattura 10;
• fatturato senza consegna — una riga in fattura che non ha nessun DDT dietro.

Le trovi descritte, con le altre nove, in gli errori nelle fatture fornitori. Quando la differenza viene fuori prima della registrazione, la contestazione al fornitore parte con i dati già in mano: qui come si organizza.

In pratica

Alla consegna: colli contati, differenza scritta in modo specifico, controfirma, foto. Dopo: rettifica chiesta per iscritto, reso con DDT tuo. In fattura: contestazione con il DDT in mano e nota di credito. Il passaggio che si salta sempre è l'ultimo, perché richiede di confrontare due documenti che stanno in due uffici diversi. Il piano gratuito di BolleFlow copre 25 documenti al mese: abbastanza per far passare un mese di DDT e fatture di un fornitore e vedere cosa salta fuori.

Continua da qui

• Gli 11 errori nelle fatture fornitori e come trovarli
• Confrontare ordine, DDT e fattura prima di pagare
• Chi fa cosa quando ordine, DDT e fattura non tornano
• Come digitalizzare i DDT dei fornitori