Software Three-Way Matching: Ordine, DDT e Fattura a Confronto

Quale soluzione supporta il three-way match automatico tra ordine, DDT e fattura

BolleFlow. Confronta automaticamente ordine d'acquisto, DDT (bolla di consegna) e fattura fornitore riga per riga, e segnala le righe che non tornano prima che la fattura vada in pagamento.

La differenza rispetto ai moduli di matching già presenti in molti ERP è dove parte il controllo. Un modulo ERP confronta documenti già registrati: qualcuno ha dovuto digitare il DDT, riga per riga, prima che il confronto potesse esistere. BolleFlow parte un passo prima — dal PDF che il fornitore ha allegato alla mail, o dalla bolla che il trasportatore ha lasciato in magazzino — lo legge, ne estrae testata e righe articolo, e da lì fa il confronto. Il data entry non viene velocizzato: viene tolto dal percorso.

Questa pagina spiega come funziona il confronto a tre vie, quali differenze trova concretamente, con che tolleranze, e cosa serve per attivarlo su una PMI italiana che non ha nessuna intenzione di cambiare gestionale.

Come funziona il three-way matching

Il three-way matching verifica che tre affermazioni sullo stesso acquisto coincidano:

| Documento | Cosa afferma | |---|---| | Ordine d'acquisto | Quello che hai chiesto, e a che prezzo l'avete concordato | | DDT / bolla di consegna | Quello che è effettivamente arrivato in magazzino | | Fattura fornitore | Quello per cui ti viene chiesto di pagare |

Se le tre affermazioni coincidono su codice articolo, quantità e prezzo, la fattura può andare in pagamento senza che nessuno la guardi. Se una delle tre si scosta, la riga va aperta. Il valore dell'automazione non è "controllare più in fretta": è non controllare affatto il 90% dei documenti e concentrare l'attenzione sul resto.

Il problema dell'abbinamento

C'è un ostacolo pratico che affossa molte implementazioni: la fattura italiana spesso non cita il numero del DDT, o lo cita in un campo libero scritto in modo diverso da fornitore a fornitore. I sistemi che pretendono il riferimento esplicito abbinano una parte dei documenti e lasciano il resto in sospeso — cioè al controllo manuale, cioè a nessun controllo.

BolleFlow non richiede il riferimento. L'abbinamento è ricostruito su tre coordinate:

1. Fornitore, dalla partita IVA o dalla ragione sociale normalizzata
2. Codice articolo, portato in maiuscolo e ripulito dai separatori — perché AB-100/3, ab100.3 e AB1003 sono lo stesso articolo per chiunque tranne che per un confronto testuale
3. Finestra temporale: una fattura viene confrontata con le consegne fino a 120 giorni prima e 10 giorni dopo la sua data; un ordine con le consegne fino a 240 giorni dopo, perché fra ordine e arrivo merce su certi articoli passano mesi

Ordine contro DDT: quello che hai chiesto contro quello che è arrivato

Questo confronto risponde a una domanda sola: la merce che è entrata è la merce che avevi ordinato?

Le differenze che emergono qui sono tre:

• Quantità diversa dall'ordine — hai ordinato 100 pezzi, ne sono arrivati 92. Non è di per sé un errore: può essere una consegna parziale. Diventa un problema quando la fattura arriva per 100.
• Merce mai ordinata — un articolo compare sul DDT senza corrispondere ad alcun ordine. A volte è un errore di consegna del fornitore, a volte un ordine fatto a voce da qualcuno che non l'ha registrato. In entrambi i casi è una cosa da sapere prima di pagarla.
• Ordine inevaso — un ordine è passato da oltre 30 giorni dalla data prevista e la merce non è mai arrivata, o è arrivata solo in parte. È l'unico dei controlli che non riguarda un documento ricevuto ma uno mancante, ed è quello che nessun processo manuale intercetta mai: non si può notare l'assenza di una bolla che non hai in mano.

DDT contro fattura: quello che è arrivato contro quello che paghi

Qui il confronto è più diretto, e più immediatamente monetizzabile:

• Quantità fatturata superiore alla consegnata — sono arrivati 92 pezzi, la fattura ne riporta 100. Otto pezzi pagati e mai visti.
• Prezzo unitario diverso fra bolla e fattura sulla stessa riga.
• Fatturato senza consegna — un articolo in fattura per cui non esiste nessun DDT nella finestra temporale. È il caso più grave, e viene classificato come tale.
• DDT consegnato e mai fatturato — l'inverso. Non ti costa oggi, ma è un debito che arriverà, e se arriva a distanza di mesi arriva quando il budget del periodo è già chiuso. La segnalazione scatta solo dopo 45 giorni dalla consegna: prima è normale ciclo di fatturazione.
• DDT fatturato due volte — lo stesso documento di trasporto compare in due fatture diverse. Succede più spesso di quanto sembri: una fattura di conguaglio, una nota che rifattura invece di stornare, un cambio di gestionale in casa del fornitore.

Ordine contro fattura: il confronto che gli altri non fanno

È il pezzo che distingue il three-way matching vero dal due-vie travestito, e vale la pena essere espliciti sul perché.

L'ordine è l'unico punto in cui il prezzo è stato concordato. DDT e fattura confrontati fra loro dicono soltanto se il fornitore è coerente con sé stesso. Se un fornitore ritocca il listino e applica il nuovo prezzo già sulla bolla, i due documenti tornano perfettamente: il controllo a due vie passa, l'aumento entra in contabilità e non lo vede nessuno. L'unico modo per accorgersene è confrontare con il patto — cioè con l'ordine.

Da qui escono le segnalazioni che spostano davvero:

• Prezzo fatturato diverso dal prezzo d'ordine. Un aumento non comunicato è un rincaro che paghi per mesi prima di accorgertene, se te ne accorgi.
• Aumento di prezzo nel tempo sullo stesso articolo dello stesso fornitore, ricostruito sullo storico: un articolo che sei mesi fa pagavi 4,10 € e oggi paghi 4,85 €.
• Prezzo incoerente — lo stesso articolo, dallo stesso fornitore, comprato a prezzi diversi nello stesso periodo su sedi o commesse diverse.

Tolleranze: perché non ogni differenza è un'anomalia

Un sistema che segnala tutto è un sistema che non viene guardato dopo due settimane. Le soglie contano quanto il confronto:

• Prezzo: sotto lo 0,5% di scostamento, uguale. In quella fascia ci sono solo arrotondamenti, non decisioni commerciali.

• Quantità: tolleranza praticamente nulla. Un pezzo in meno è un pezzo in meno.
• DDT non fatturato: nessuna segnalazione prima di 45 giorni.
• Ordine inevaso: nessuna segnalazione prima di 30 giorni dalla data prevista.

Ogni differenza riceve una severità (alta, media, bassa) e un impatto in euro. Le anomalie non arrivano in ordine cronologico ma ordinate per gravità e poi per soldi: la prima riga della lista è quella che costa di più. Un aumento di prezzo sopra il 10% è alto per definizione; un prezzo fatturato inferiore all'ordine viene registrato ma classificato basso — è un tuo vantaggio, va saputo, non va inseguito.

Perché il controllo manuale non regge

Non perché chi lo fa sbagli. Perché il controllo manuale è per costruzione campionario: si guardano i documenti sopra una certa soglia, i fornitori con cui c'è già stato un problema, le fatture di fine mese quando c'è tempo. Il resto passa.

E le cose che sfuggono a un controllo campionario sono esattamente quelle che questo tipo di analisi trova: differenze piccole e ripetute. Otto centesimi in più su un articolo che compri quattromila volte all'anno non superano nessuna soglia di attenzione umana, e non li vede nessuno mai. Un DDT mai fatturato non ha un documento che ti ricordi di cercarlo. Un ordine inevaso non produce carta.

C'è poi un secondo motivo, più banale: il confronto a tre vie manuale richiede di avere i tre documenti contemporaneamente, e nella pratica non lo sono. L'ordine è nel gestionale, il DDT è in un raccoglitore in magazzino, la fattura è arrivata via SdI tre settimane dopo. Rimetterli insieme costa più del controllo stesso.

Come si attiva su una PMI, in concreto

Il controllo sta prima della registrazione contabile, non dopo. Il gestionale resta il sistema di registrazione: quello che cambia è cosa ci arriva dentro.

1. I documenti entrano. Caricati a mano, oppure raccolti automaticamente dalla casella dove i fornitori mandano bolle e fatture: la connessione a Gmail e Outlook è in sola lettura e le fatture elettroniche in formato FatturaPA vengono lette come XML, senza passare da alcun riconoscimento ottico.
2. Vengono letti. Testata e righe articolo, su layout mai visti prima, senza disegnare un template per ogni fornitore. Ogni campo estratto porta con sé un punteggio di affidabilità, così i dubbi si vedono invece di nascondersi.
3. Vengono confrontati. Ordine, DDT e fattura sulle coordinate descritte sopra.
4. Escono nel tracciato del tuo gestionale. Sono pronti i formati di export per TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One (IDoc XML), Sistemi, Passepartout e Arca Evolution, sia per i DDT sia per le fatture. Per chi non vuole nemmeno il passaggio del file c'è un agente locale che scrive direttamente nella cartella di import del gestionale e verifica che l'import sia andato a buon fine; per Fatture in Cloud c'è una connessione via API.

Una precisazione onesta, visto che in questo mercato si legge spesso il contrario: BolleFlow non ha connettori certificati dai singoli produttori di ERP. Genera i tracciati che quei gestionali importano, e nel caso dell'agente locale li deposita nella cartella giusta. È una differenza che conta quando si valuta un fornitore, e vale la pena chiederla esplicitamente anche a chi non la dichiara.

Casi in cui il controllo a tre vie ripaga per primo

Non tutte le aziende hanno lo stesso ritorno. Vale prima e di più dove ci sono:

• Molte righe per documento e listini che si muovono — materiali edili, ferramenta, ricambi, alimentare. È lo scenario in cui gli aumenti non comunicati sono la norma e in cui una riga su cento sbagliata è una riga su cento sempre.
• Consegne frazionate — un ordine che arriva in cinque bolle diverse in due mesi è già oltre la soglia di quello che si controlla a mano.
• Acquisti decisi fuori dall'amministrazione — cantieri, officine, reparti che ordinano a voce. È il terreno naturale delle consegne senza ordine.
• Chi ha già una funzione di matching nell'ERP ma non la usa, perché richiede che i DDT siano registrati a mano prima. Il collo di bottiglia lì non è il matching: è il data entry a monte.

Se invece i tuoi documenti sono pochi e con una riga sola, il ritorno arriva più dall'eliminazione del data entry che dal controllo: quello lo trovi in estrazione dati DDT.

Domande frequenti

Sostituisce il gestionale? No. Controlla e valida prima, il gestionale registra dopo. Nessuna migrazione di dati contabili.

Funziona se non emetto ordini d'acquisto formali? Il confronto a due vie fra DDT e fattura funziona comunque, e trova già quantità e prezzi che non tornano. Ma la parte che scopre gli aumenti applicati senza preavviso richiede l'ordine: è il documento che dice quale prezzo avevate concordato.

E le fatture di servizi, senza DDT? Non hanno un three-way matching sensato — non c'è consegna fisica da verificare. Restano nel percorso normale di approvazione.

Quanto costa provarlo? Il piano gratuito include 25 documenti al mese, sufficienti per far girare un fornitore vero e vedere cosa esce.

Da dove partire

Se hai un cassetto di bolle e un sospetto che qualche prezzo si sia mosso senza che nessuno ve l'abbia detto, il modo più rapido per verificarlo è dargli in pasto tre mesi di documenti di un solo fornitore e guardare cosa viene fuori. È un pomeriggio di lavoro, e nella peggiore delle ipotesi scopri che il tuo fornitore è impeccabile.

Approfondimenti su singoli pezzi del processo:

• Software controllo fatture fornitori — il confronto lato fattura, e come si gestiscono le eccezioni
• Automatizzare la riconciliazione ordine-DDT-fattura — come si cambia il processo in amministrazione, passo per passo
• Gli errori che le fatture fornitori nascondono — gli undici tipi di differenza, uno per uno, con esempi
• Estrazione dati DDT — il passaggio a monte: come si leggono i documenti prima di confrontarli