DDT di Reso Merce al Fornitore: Come si Fa (con Modello)

Merce arrivata sbagliata, danneggiata, in più rispetto all'ordine: va restituita. Il reso sembra un'operazione di magazzino — si imballa e si rimanda — ma è anche un'operazione documentale. Il DDT di reso è il documento che dice cosa è uscito, perché e in riferimento a quale consegna. Senza, la nota di credito del fornitore non arriva, o arriva sbagliata.

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Rispetto al modello DDT standard ha due campi in più: il riferimento al DDT di consegna e il motivo del reso per ogni riga.

Chi lo emette

Chi restituisce la merce. Se rendi a un fornitore, il DDT lo emetti tu, con la tua numerazione, con te come mittente e il fornitore come destinatario. Vale anche se il ritiro lo organizza il fornitore con il suo corriere: il trasporto è suo, il documento è tuo.

Cosa deve contenere

Il campo che si dimentica sempre è il riferimento al DDT originale. È quello che permette al fornitore di collegare il reso alla consegna e alla fattura — e a te di verificare, dopo, che la nota di credito copra davvero quello che hai restituito.

I passaggi, in ordine

1. Accordati con il fornitore prima di spedire. Molti fornitori vogliono un'autorizzazione al reso, a volte con un numero da riportare sul DDT. Rimandare merce non autorizzata spesso significa vedersela respinta.
2. Emetti il DDT di reso con causale e riferimenti.
3. Fai firmare il ritiro al vettore e tieni la tua copia.
4. Scarica il magazzino: la merce resa esce dalle tue giacenze.
5. Aspetta la nota di credito se la merce era già stata fatturata — o verifica che non venga fatturata, se la fattura differita non è ancora arrivata.

Reso e fattura: il punto che sfugge

Con la fattura differita il reso crea un incrocio insidioso. La merce arriva il 5, la rendi il 12, la fattura del mese arriva il 10 del mese dopo. Due esiti possibili:

• il fornitore fattura solo il netto (consegnato meno reso): bene, ma va controllato;
• il fornitore fattura tutto il consegnato e ti manda una nota di credito per il reso: anche questo è corretto, ma devi tracciare che la nota arrivi.

L'errore tipico è il terzo esito: fattura per tutto il consegnato e nessuna nota di credito. Nessuno se ne accorge perché il reso è stato gestito dal magazzino e la fattura dall'amministrazione. Come si chiede e si traccia una nota di credito è in nota di credito del fornitore.

Come non perdere i resi

Il controllo che serve è un confronto fra tre cose: quello che è arrivato (DDT del fornitore), quello che hai reso (DDT di reso) e quello che ti viene fatturato. È lo stesso principio del three-way matching: ogni riga fatturata deve avere dietro una consegna effettiva. BolleFlow legge i DDT e le fatture dei fornitori e segnala le righe fatturate che non corrispondono a quanto consegnato, così il reso non pagato salta fuori prima del bonifico.

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