Software Gestione DDT e Fatture: Quale Serve Davvero

Chi cerca «programma per DDT e fatture» sta cercando una di due cose completamente diverse, e le parole per dirle sono le stesse. Vale la pena separarle subito, perché comprare il prodotto sbagliato è il modo più comune di non risolvere il problema.

Le due metà del problema

Emettere. Produrre i DDT e le fatture che mandi ai tuoi clienti. I dati ce li hai già in casa — anagrafiche, articoli, listini — e il documento è il risultato. Il software li impagina, li numera, li conserva a norma, li trasmette.

Registrare. Prendere i DDT e le fatture che i tuoi fornitori mandano a te, e farli diventare dato dentro il tuo sistema. Qui i dati non ce li hai: sono dentro un PDF impaginato da qualcun altro, con un layout che non controlli e che cambia da fornitore a fornitore.

Sono problemi opposti. Nel primo il documento è l'output; nel secondo è l'input.

Se hai bisogno del primo, il prodotto che cerchi è un gestionale, e se ne hai già uno probabilmente lo fa. Emettere documenti è la funzione base di ogni gestionale italiano, da quelli in cloud da poche decine di euro al mese fino a TeamSystem, Zucchetti, Passepartout e Arca. Non serve un programma dedicato ai soli DDT: serve quello che hai già, configurato.

Se il problema è il secondo, il gestionale non ti aiuta, ed è il motivo per cui sei arrivato a cercare qualcosa.

Perché il gestionale non copre la seconda metà

Un gestionale registra un DDT in entrata volentieri. La condizione è che qualcuno gliel'abbia digitato.

Nessun gestionale legge il PDF allegato alla mail del fornitore. Non è un difetto: non è quel tipo di prodotto. Il gestionale è un sistema di registrazione — sa cosa fare di un dato strutturato, non sa da dove tirarlo fuori.

Il risultato è che la parte manuale del lavoro amministrativo si è concentrata tutta lì. L'emissione è automatica da vent'anni, la trasmissione delle fatture elettroniche è automatica dal 2019, la conservazione è automatica. La registrazione dei documenti in arrivo, no: è ancora una persona che guarda un foglio e digita, riga per riga.

Come si riconosce quale dei due ti serve

Tre domande, e la risposta è quasi sempre chiara alla prima:

1. I documenti che ti pesano li scrivi tu o li ricevi? Se li ricevi, ti serve la lettura.
2. Quando registri un documento, stai copiando qualcosa che hai davanti? Se sì, è lavoro che una macchina può fare.
3. Sai se quello che ti fatturano corrisponde a quello che è arrivato? Se la risposta è "in linea di massima", il problema non è solo il tempo.

Cosa fa uno strumento di registrazione

Il perimetro, concretamente:

• Acquisisce i documenti. Caricati a mano, oppure raccolti dalla casella dove i fornitori li mandano — con una connessione in sola lettura a Gmail o Outlook. Le fatture elettroniche in formato FatturaPA vengono lette come XML, senza passare da alcun riconoscimento ottico: il dato è già strutturato lì dentro.
• Legge testata e righe articolo, su layout mai visti prima, senza disegnare un template per ogni fornitore. Ogni campo estratto porta un punteggio di affidabilità, così i valori incerti si vedono invece di passare inosservati.
• Controlla. Confronta il documento con l'ordine d'acquisto e con la fattura corrispondente, e segnala le righe che non tornano: prezzi diversi da quelli concordati, quantità fatturate e mai consegnate, DDT fatturati due volte.
• Esporta nel tracciato del gestionale che già usi — TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One in IDoc XML, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution — sia per i DDT sia per le fatture.

Quello che non fa: non emette documenti verso i clienti, non tiene la contabilità, non conserva a norma, non sostituisce il gestionale. Sta a monte e gli passa il dato pulito.

Il pezzo che quasi nessuno considera

C'è una parte di questo lavoro che non è data entry, e che tende a sparire dal discorso perché non ha un costo visibile: verificare che quello che ti fatturano corrisponda a quello che è arrivato.

Nella maggior parte delle PMI questo controllo si fa a campione — importi alti, fornitori già problematici, fine mese se c'è tempo. È una strategia sensata quando il confronto costa dieci minuti a documento. Ma significa che le differenze piccole e ripetute non le vede nessuno, mai: otto centesimi in più su un articolo comprato quattromila volte all'anno sono trecentoventi euro che nessun occhio umano intercetterà.

Quando i documenti sono già letti e strutturati, quel confronto costa zero e si può fare su tutto. È il motivo per cui uno strumento di lettura vale più del tempo che risparmia: apre un controllo che prima non era materialmente possibile. Il dettaglio sta in gli undici errori che le fatture fornitori nascondono.

Come si valuta il costo

Il confronto sensato non è con il prezzo di un gestionale — sono prodotti diversi con perimetri diversi. È con il lavoro che elimina:

minuti di registrazione per documento × documenti al mese × costo orario di chi li registra

Il conto si fa in cinque minuti con i propri numeri, e nessuna media di settore lo sostituisce: un'azienda con 40 documenti al mese da tre righe e un'azienda con 400 da venti righe hanno la stessa etichetta e due problemi incomparabili.

Alla cifra che esce va aggiunta la parte che non si vede: le differenze intercettate prima del pagamento invece che dopo, o mai. Quella non si stima a priori, si misura facendo girare tre mesi di documenti di un fornitore vero.

Da dove partire

Se il problema che hai è emettere documenti, guarda cosa fa già il gestionale che hai in casa prima di comprare altro. Nove volte su dieci la funzione c'è e non è configurata.

Se il problema è registrare quelli che ricevi, il test che dice tutto costa un pomeriggio: prendi il fornitore che ti dà più fastidio — quello con venti righe per bolla e le descrizioni lunghe — e fai leggere tre mesi dei suoi documenti. Vedi cosa esce dall'estrazione, e vedi cosa esce dal confronto con le sue fatture.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese, che per quel test bastano.

Continua da qui

• Software di estrazione dati DDT: come funziona
• Estrarre i dati da un DDT in PDF e portarli in CSV
• Il controllo automatico delle fatture fornitori
• Portare i documenti letti dentro il gestionale