Nota di Credito del Fornitore: Quando Chiederla e Come Tracciarla

Una fattura fornitore sbagliata non si aggiusta da questa parte. La fattura elettronica ricevuta non si corregge, e fra aziende non si rifiuta tramite SdI. L'unico modo per ridurla è che il fornitore emetta una nota di credito. Il problema non è chiederla: è ricordarsi di averla chiesta, e accorgersi se non arriva.

Quando spetta

Le prime cinque sono errori, e sono fra gli 11 tipi di differenza che emergono confrontando ordine, DDT e fattura. L'ultima è un accordo commerciale.

Chi la emette

Il fornitore. Il cliente non emette note di credito sulle fatture ricevute. Quello che può fare è contestare la fattura e sospendere il pagamento della parte contestata finché la nota non arriva.

Nella fattura elettronica la nota di credito è un documento con tipo TD04, che deve richiamare numero e data della fattura che rettifica. Le regole fiscali sulle variazioni — compresi i termini entro cui vanno emesse in alcuni casi — sono nell'articolo 26 del DPR 633/1972; sui casi dubbi conviene sentire chi segue la contabilità.

Come richiederla

Per iscritto, con tutto quello che serve al fornitore per emetterla senza dover chiedere altro:

| Articolo | AB-1003 — Raccordo 3/4" | | Differenza | Ordinati 10, consegnati 8, fatturati 10 | | Importo da stornare | 2 × 3,90 € = 7,80 € + IVA | | Documenti allegati | DDT con annotazione firmata alla consegna |

Una richiesta così si chiude in un giro di email. Una richiesta del tipo "c'è qualcosa che non torna sulla fattura di ottobre" si chiude in tre settimane, se si chiude.

Come tracciarla

Il punto debole del processo non è la richiesta: è il dopo.

1. Registra la richiesta con importo atteso e data.
2. Sospendi il pagamento della parte contestata, non dell'intera fattura, se il rapporto con il fornitore lo permette.
3. Quando la nota arriva via SdI, abbinala alla fattura e alla richiesta: l'importo corrisponde?
4. Se dopo 30 giorni non è arrivata, sollecita. Le note di credito mai arrivate sono soldi persi in silenzio, perché la fattura nel frattempo è stata pagata per intero.

Come trovarle prima

Le note di credito si chiedono solo per gli errori che si vedono. Su una fattura differita che riepiloga venti DDT, una quantità fatturata in più su una riga non si vede a occhio. Il confronto riga per riga fra ordine, DDT e fattura — il three-way matching — è quello che fa emergere le differenze prima del pagamento, con i documenti già affiancati per scrivere la richiesta. È il lavoro che fa BolleFlow: segnala le righe che non tornano, ordinate per impatto in euro.

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