Fattura Differita e DDT: Termini, Riferimenti e Controlli

Nei rapporti continuativi con i fornitori la fattura immediata è l'eccezione. Il fornitore consegna più volte nel mese, ogni consegna viaggia con un DDT, e a inizio mese successivo arriva una sola fattura che le riepiloga tutte. È la fattura differita, ed è il motivo principale per cui il DDT esiste ancora.

Questa pagina spiega le regole — termini, riferimenti, IVA — e poi il punto che le guide fiscali di solito saltano: come si controlla una fattura differita quando la ricevi.

Cos'è la fattura differita

La fattura differita è prevista dall'articolo 21, comma 4, del DPR 633/1972. Per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (o da un documento equivalente che permetta di identificare le parti), la fattura non deve essere emessa al momento dell'operazione: si può emettere più tardi, e può raggruppare tutte le consegne del mese verso lo stesso cliente.

Senza DDT questa possibilità non c'è. È per questo che il DDT, che di per sé non è sempre obbligatorio, nella pratica lo è quasi sempre: lo vuole chi fattura in differita. Cos'è e cosa contiene è spiegato in DDT, documento di trasporto.

Entro quando si emette

Entro il giorno 15 del mese successivo a quello delle consegne. Le consegne di ottobre si fatturano entro il 15 novembre.

La data della fattura può essere quella dell'ultima operazione del mese — tipicamente il 31 ottobre — oppure una qualunque data compresa nel termine. Con la fattura elettronica, la data di trasmissione allo SdI deve comunque rispettare il termine del 15.

Cosa deve contenere

Oltre ai dati di qualunque fattura, la differita deve contenere il dettaglio delle operazioni o almeno i riferimenti ai DDT: numero e data di ciascun documento di trasporto che sta riepilogando.

È un dettaglio che conta più di quanto sembri. Una fattura differita con i riferimenti ai DDT si può controllare: si prende ogni DDT citato e si verifica. Una fattura che riporta solo un totale per articolo, senza dire da quali consegne viene, obbliga chi la riceve a ricostruire l'abbinamento da solo.

In che mese va l'IVA

L'IVA della fattura differita va nella liquidazione del mese in cui sono avvenute le consegne, non in quella del mese di emissione. Una fattura emessa il 10 novembre per consegne di ottobre concorre alla liquidazione di ottobre.

Per chi riceve, la detrazione segue le regole ordinarie: si esercita quando si è in possesso della fattura e l'imposta è esigibile.

Il problema di chi la riceve

Dal lato del fornitore la fattura differita è una comodità: un documento al mese invece di venti. Dal lato di chi compra è la fattura più difficile da controllare.

Una fattura differita riepiloga, mettiamo, venti DDT. Per verificarla bisogna:

1. controllare che ogni DDT citato sia stato ricevuto davvero — non uno di un'altra sede, non uno mai arrivato;
2. controllare che le quantità fatturate corrispondano a quelle consegnate, riga per riga, considerando le differenze annotate alla consegna;
3. controllare che nessun DDT sia già stato fatturato il mese prima;
4. controllare che i prezzi siano quelli dell'ordine, visto che spesso sul DDT il prezzo non c'è.

Fatto a mano, su una fattura di venti DDT da trenta righe, sono ore. Nella pratica nessuno lo fa: si guarda il totale, lo si confronta con l'aspettativa e si registra. Gli errori che passano sono sempre gli stessi — quantità fatturate e mai consegnate, prezzi ritoccati di pochi centesimi, DDT fatturati due volte — e sono descritti in gli 11 errori nelle fatture fornitori.

Come si automatizza il controllo

Il controllo di una fattura differita è un confronto a tre vie: ordine, DDT, fattura. Si chiama three-way matching, e funziona solo se tutti e tre i documenti sono disponibili come dati, non come carta.

La fattura elettronica è già un dato. L'ordine, se è nel gestionale, anche. Il pezzo che manca è quasi sempre il DDT: arriva in PDF o in carta e nessuno lo ha digitato riga per riga. BolleFlow lo legge, ne estrae le righe, e poi abbina DDT e fattura per fornitore, articolo e periodo — anche quando la fattura non cita i numeri di DDT — segnalando le righe che non tornano.

In sintesi

• La fattura differita riepiloga le consegne del mese documentate da DDT.
• Si emette entro il 15 del mese successivo e deve richiamare i DDT.
• L'IVA va nel mese delle consegne.
• Chi la riceve deve confrontarla con tutti i DDT del mese: è il controllo che si salta più spesso.

Il piano gratuito di BolleFlow copre 25 documenti al mese: abbastanza per far passare una fattura differita e i suoi DDT e vedere cosa salta fuori.

Continua da qui

• DDT, documento di trasporto: cos'è e cosa contiene
• Gli 11 errori nelle fatture fornitori
• Il three-way matching fra ordine, DDT e fattura
• DDT errato del fornitore: cosa fare