Importare i DDT in Passepartout Mexal: Tracciato CSV

Passepartout Mexal importa i documenti da file. Il pezzo che manca è quello prima: trasformare il PDF che il fornitore ha allegato alla mail in un file che Mexal accetti.

Questa pagina descrive il tracciato, dove va messo il file, come si capisce se l'import è andato a buon fine e i due punti in cui questi flussi si rompono.

Il tracciato

Per i DDT il formato di lavoro è un CSV, con tre caratteristiche che vanno rispettate tutte:

• Separatore di campo: punto e virgola (;)
• Separatore decimale: virgola (,)
• Prima riga di intestazione con i nomi delle colonne
• Una riga per ogni riga articolo del documento: i campi di testata si ripetono

I campi di testata sono tipo documento, numero, data e fornitore; su ogni riga si aggiungono codice articolo, descrizione, quantità, unità di misura e prezzo unitario.

Il problema dei separatori, che è il 90% dei fallimenti

Vale la pena insistere perché è banale e affossa più import di qualsiasi altra cosa.

Un CSV generato con impostazioni anglosassoni usa la virgola per separare i campi e il punto per i decimali. Mexal in configurazione italiana si aspetta l'opposto: punto e virgola fra i campi, virgola nei decimali.

Con i separatori invertiti succede una di due cose, e nessuna delle due è un errore chiaro:

• il file viene letto come una colonna sola, e l'import fallisce con un messaggio generico
• oppure, peggio, importa — e una quantità 12.5 diventa 125

Il secondo caso non produce nessun segnale. Il documento entra, il magazzino registra dieci volte la merce e nessuno lo sa fino all'inventario.

BolleFlow genera il tracciato Passepartout già con i separatori corretti, che è la ragione principale per cui conviene a un export generico "che poi sistemi tu".

Dove va messo il file

Mexal sorveglia una cartella di import sotto il percorso dati dell'installazione — tipicamente qualcosa come C:\Passepartout\dati\import, ma il percorso reale dipende da come è stata configurata l'installazione e da quante aziende ci girano dentro.

Chiedere quel percorso a chi lavora in magazzino non porta a niente: non lo sa. L'agente locale di BolleFlow cerca l'installazione nei percorsi che l'installer Passepartout usa e propone la cartella corrispondente; se non la trova la chiede, ma con un valore già proposto invece che con una casella vuota.

Un dettaglio pratico: sui file con lo stesso nome l'agente aggiunge un suffisso invece di sovrascrivere. Su Mexal è la scelta giusta — un file sovrascritto prima che la procedura di import lo prenda è un documento perso senza traccia.

Come si verifica che l'import sia avvenuto

Qui Mexal è meno generoso di altri gestionali, e conviene saperlo prima.

Il segnale disponibile a tutti è che il file sparisca dalla cartella: Mexal rimuove ciò che ha preso in carico. L'agente resta in attesa di quella sparizione — di norma fino a trenta minuti, per coprire una procedura schedulata — e se non avviene segnala l'anomalia invece di dichiarare l'invio riuscito.

È un segnale grezzo. Dice che il file è stato letto, non che tutte le righe siano state accettate.

Il segnale solido passa da MexalDB, la replica SQL in sola lettura dei dati Mexal: lì si può interrogare direttamente se il documento con quel numero esiste. È la via naturale per una verifica seria, con un però importante: MexalDB è un modulo licenziato a parte. Se il cliente non ce l'ha, non c'è modo di attivarla e la sparizione del file resta l'unico segnale disponibile.

È una limitazione del prodotto, non della soluzione di automazione, e vale la pena verificarla con il proprio consulente Passepartout prima di impostare le aspettative.

I codici articolo

Il fornitore chiama quell'articolo in un modo, in azienda si chiama in un altro. Non c'è nessuna regola che colleghi i due codici.

Se si importa senza risolvere questo, ogni DDT crea articoli nuovi in anagrafica, e dopo qualche mese le referenze sono moltiplicate su codici che nessuno riconduce. Su Mexal il problema è più fastidioso che altrove perché la pulizia dell'anagrafica articoli a posteriori è un lavoro manuale.

L'abbinamento va fatto una volta per articolo: alla prima occorrenza di un codice fornitore sconosciuto si indica il codice interno, e da lì in poi il sistema lo riconosce da solo sui documenti successivi di quel fornitore.

Una precisazione dovuta

BolleFlow non è un connettore certificato Passepartout. Produce il tracciato CSV che Mexal importa e, con l'agente locale, lo deposita nella cartella corretta verificandone la presa in carico. È una distinzione che conviene chiedere a qualsiasi fornitore di automazione, anche a chi non la dichiara spontaneamente.

Il test che conviene fare per primo

Prima di installare qualunque cosa: prendi il DDT del fornitore più problematico, fallo leggere, scarica il CSV Passepartout e importalo a mano con la procedura di Mexal. In dieci minuti sai due cose — se l'estrazione regge sui tuoi documenti veri e se il tracciato passa sulla tua configurazione. L'automazione della consegna è la parte facile e viene dopo.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese.

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