Importare i DDT Fornitori in TeamSystem senza Digitarli

TeamSystem sa importare documenti da file. Quello che non sa fare — e nessun gestionale lo fa — è leggere il PDF che il fornitore ti ha allegato alla mail. Fra il documento che ricevi e il documento che TeamSystem accetta c'è un passaggio, e oggi in gran parte delle aziende quel passaggio è una persona che digita.

Questa pagina descrive come togliere quella persona dal percorso: cosa serve nel tracciato, dove va messo il file, come si verifica che l'import sia davvero avvenuto e quali sono i punti in cui questi progetti si inceppano.

Il discorso vale per le installazioni on-premise — TeamSystem Enterprise e Alyante. La fascia bassa dell'offerta TeamSystem passa da Fatture in Cloud, che espone una API: lì la strada è diversa e più semplice, e la trovi più avanti.

I due pezzi del problema

Conviene tenerli separati, perché falliscono per motivi diversi.

Pezzo 1 — leggere il documento. Il DDT del fornitore arriva in PDF, o come scansione, con un layout che cambia da fornitore a fornitore. Vanno estratti i campi di testata e, soprattutto, le righe articolo mantenendone l'integrità: una descrizione che va a capo non deve diventare una riga in più, un subtotale in mezzo alla tabella non deve diventare un articolo. È il pezzo difficile, ed è trattato per esteso in estrarre dati da un DDT in PDF.

Pezzo 2 — scrivere il tracciato. Prendere quei valori e metterli nelle colonne che TeamSystem si aspetta, nel formato che si aspetta. È il pezzo noioso, e ha una lista precisa di cose che devono essere giuste.

Cosa contiene il tracciato

Il tracciato DDT che BolleFlow genera per TeamSystem porta questi campi:

I campi di testata si ripetono su ogni riga: il tracciato è tabellare, non gerarchico. Un DDT con dodici articoli produce dodici righe con le stesse prime sette colonne.

I tre dettagli che fanno fallire l'import

Sono sempre gli stessi tre, e sono tutti di formato:

1. La data. Serve gg/mm/aaaa. Un file generato con impostazioni anglosassoni produce 2026-03-07 o, peggio, 03/07/2026 che viene letto come 3 luglio invece che 7 marzo. Il secondo caso è il più insidioso perché non genera errore: importa una data sbagliata e basta.
2. Il separatore decimale. Virgola, non punto. Un 12.5 in colonna quantità può essere letto come 125 o come 12, a seconda di come è configurato l'import.
3. La partita IVA. Normalizzata a undici cifre, senza il prefisso IT e senza spazi. E deve essere quella giusta: sul DDT di un fornitore compaiono almeno due partite IVA — la sua e la tua — e prenderle invertite produce documenti che si registrano sul soggetto sbagliato.

Nessuno di questi problemi è concettualmente difficile. Sono la ragione per cui un export CSV generico "che poi rimappi tu" costa più tempo di quanto ne faccia risparmiare.

Dove va messo il file

TeamSystem Enterprise importa da cartella. L'installazione standard la colloca sotto il percorso di installazione del prodotto — tipicamente C:\TeamSystem\Import, con uno storico dei file già lavorati in una sottocartella.

Qui c'è un problema pratico che manda a monte più installazioni di quanto si creda: chiedere "qual è il percorso della cartella di import?" a chi lavora in magazzino non porta a niente. Non lo sa, e chi lo sa non è in ufficio quel giorno.

L'agente locale di BolleFlow lo cerca da solo: verifica dove il prodotto è installato nei percorsi che il suo installer usa, e propone la cartella di import corrispondente. Se non trova nulla la chiede — ma con un valore già proposto, non con una casella vuota. È la differenza fra un'installazione di trenta secondi e mezz'ora al telefono.

Come si verifica che l'import sia andato

Questo è il punto che distingue un'automazione da un file scritto e dimenticato.

Depositare il file nella cartella non significa che TeamSystem lo abbia importato. Può averlo scartato per un errore di formato, può non aver girato la procedura di import, può averlo preso a metà. Se nessuno controlla, il documento risulta "inviato al gestionale" da questa parte e non esiste dall'altra — che è lo stato peggiore possibile, perché nessuno lo cerca.

Il segnale che TeamSystem produce è che il file importato viene spostato nella cartella di storico. L'agente resta in attesa di quello spostamento per un tempo definito — di norma trenta minuti, sufficiente a coprire una procedura di import schedulata — e se non avviene segnala l'anomalia invece di dichiarare l'invio riuscito.

Su altri gestionali il segnale è diverso: alcuni cancellano il file, altri richiedono un controllo esplicito sul database. In tutti i casi il principio è lo stesso: la conferma deve venire dal gestionale, non dal fatto che il file sia stato scritto.

Il problema dei codici articolo

È l'ostacolo che nella pratica costa più tempo di tutti gli altri messi insieme.

Il fornitore chiama quell'articolo AB-1003/X. In azienda si chiama FERR0112. Non c'è nessuna regola che colleghi i due codici, e non ci sarà mai: sono due sistemi di codifica indipendenti.

Se si importa senza risolvere questo, ogni DDT crea anagrafiche articolo nuove, e dopo tre mesi il magazzino ha il triplo delle referenze reali distribuite su codici che nessuno sa ricondurre.

La soluzione che regge è un abbinamento costruito una volta per articolo: si corregge il codice nell'anteprima prima dell'invio; quando la stessa correzione si ripete per lo stesso fornitore, BolleFlow la trasforma in una regola del codebook di quel fornitore e da lì in poi la applica da sola sui documenti successivi. Il costo si concentra nelle prime settimane e poi tende a zero, invece di essere distribuito su ogni singolo documento per sempre.

Le tre vie, in ordine di attrito

1. Agente locale — riconosce l'installazione, scrive nella cartella di import, verifica lo spostamento del file. Nessuno tocca niente. È la via per le installazioni on-premise.
2. API — dove il gestionale la espone. Per Fatture in Cloud la connessione è diretta, autorizzata dall'utente con OAuth. Se la tua installazione TeamSystem passa da lì, questa è la strada: è più semplice e non richiede installare nulla in azienda.
3. File da importare a mano — scarichi il tracciato già formattato e lo carichi con la procedura di import di TeamSystem. Meno elegante, ma funziona sempre e non richiede accordi con nessuno. È il modo giusto per fare un test prima di installare qualcosa.

Una precisazione dovuta: BolleFlow non è un connettore certificato TeamSystem. Produce il tracciato che TeamSystem accetta e lo deposita dove lo cerca. È una distinzione che vale la pena chiedere a qualunque fornitore di automazione, anche — soprattutto — a chi non la dichiara.

Cosa conviene fare prima

Prima di installare qualcosa, un test a costo zero: prendi il DDT del fornitore che ti dà più fastidio — quello con venti righe e le descrizioni lunghe — fallo leggere, scarica il tracciato TeamSystem e importalo a mano. In dieci minuti sai se l'estrazione regge sui tuoi documenti veri, che è l'unica domanda che conta. L'automazione della consegna viene dopo, e a quel punto è la parte facile.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese.

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• Confrontare ordine, DDT e fattura prima di registrare