Fatture da Ricevere: i DDT Non Fatturati a Fine Mese

La merce è arrivata il 20 dicembre, il DDT è firmato, la fattura arriverà a gennaio. In quale anno va il costo? Nell'anno in cui la merce è stata consegnata. Per mettercelo, però, bisogna sapere che quel DDT esiste e che non è ancora stato fatturato.

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Nel file Excel il totale fatture da ricevere somma i DDT ancora senza numero di fattura; quando la fattura arriva, la colonna differenza mostra lo scarto fra importo atteso e importo fatturato.

Perché esistono

Fra consegna e fattura passa del tempo, ed è normale. Chi consegna più volte al mese usa la fattura differita: una fattura entro il giorno 15 del mese successivo. In ogni momento, quindi, un'azienda che compra ha merce in casa che non è ancora in contabilità.

Durante l'anno è solo uno sfasamento. Alla chiusura di un periodo diventa un problema di competenza: il costo appartiene all'esercizio in cui i beni sono stati consegnati o spediti, non a quello in cui arriva la fattura.

La scrittura contabile

Al 31 dicembre, per ogni consegna ricevuta e non ancora fatturata:

Senza IVA: l'imposta si rileva solo quando la fattura viene ricevuta.

Nell'anno nuovo, all'arrivo della fattura:

Se la fattura arriva con un importo diverso da quello stanziato, la differenza è un costo o una rettifica del nuovo esercizio. Ed è una differenza da capire: stima sbagliata, oppure fattura sbagliata.

La merce stessa, se è ancora in magazzino a fine anno, entra nelle rimanenze. Per questo il carico va fatto dal DDT, alla consegna, e non dalla fattura.

Come si trovano i DDT da fatturare

È la parte difficile. La scrittura è una riga; l'elenco su cui si basa richiede di sapere, per ogni DDT ricevuto, se una fattura lo ha già richiamato.

1. Elenca i DDT ricevuti nel periodo, per fornitore.
2. Spunta quelli richiamati in una fattura. Nelle fatture elettroniche differite numero e data dei DDT sono nel blocco DatiDDT o nella descrizione delle righe.
3. Quelli che restano sono le fatture da ricevere.
4. Valorizzali: quantità del DDT per prezzo dell'ordine. I DDT quasi mai riportano i prezzi: vedi DDT senza prezzi.

Se i DDT stanno in un raccoglitore e le fatture nel gestionale, questo incrocio si fa a mano una volta l'anno, di fretta, e viene approssimato. Farlo ogni mese costa meno e serve a più cose.

Non è solo una scrittura di bilancio

L'elenco dei DDT non fatturati, riletto ogni mese, risponde a domande che non sono contabili.

Il primo caso sembra un vantaggio e non lo è: la fattura arriverà, magari l'anno dopo, quando nessuno ricorda più la consegna. Gli altri sono soldi: vedi errori nelle fatture fornitori.

Il totale dei DDT aperti serve anche alla tesoreria: lo scadenzario fornitori vede solo le fatture registrate, non ciò che sta per arrivare.

Con un foglio Excel o in automatico

Con poche decine di DDT al mese il modello Excel basta: una riga per DDT alla consegna, numero di fattura quando arriva.

Oltre, il lavoro è l'abbinamento stesso. BolleFlow legge DDT e fatture dei fornitori, li abbina usando i riferimenti e le righe, e tiene l'elenco dei DDT non ancora fatturati: un DDT viene segnalato solo dopo un margine di tempo dalla consegna, perché nei primi giorni è normale che la fattura non ci sia. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.

Domande frequenti

Cosa sono le fatture da ricevere? Debiti verso fornitori per beni già consegnati o servizi già ricevuti, di cui a fine periodo non è ancora arrivata la fattura. Si rilevano per attribuire il costo all'esercizio giusto.

Qual è la scrittura delle fatture da ricevere? Al 31/12: merci c/acquisti (dare) a fatture da ricevere (avere), per il solo imponibile. All'arrivo della fattura nell'anno nuovo: fatture da ricevere e IVA a credito (dare) a debiti verso fornitori (avere).

Nelle fatture da ricevere si rileva l'IVA? No. L'IVA si registra quando la fattura viene ricevuta e annotata nel registro degli acquisti.

Come valorizzo un DDT senza prezzi? Con il prezzo dell'ordine o della conferma d'ordine; in mancanza, con l'ultimo prezzo fatturato da quel fornitore per lo stesso articolo.

Entro quando deve arrivare la fattura di un DDT? Il fornitore che usa la fattura differita deve emetterla entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna. Un DDT di ottobre ancora senza fattura a fine novembre va sollecitato.

Cosa faccio se la fattura non arriva mai? Si sollecita il fornitore per iscritto. Per gli acquisti da soggetti IVA italiani, se la fattura non arriva entro i termini la norma prevede una procedura di regolarizzazione a carico di chi acquista: va valutata con il commercialista.

Prima del controllo c'è la registrazione dei documenti: come leggere DDT e fatture senza ricopiarli.

Continua da qui

• Fattura differita e DDT: termini e riferimenti
• Registrazione delle fatture passive
• Errori nelle fatture fornitori: 11 casi
• Scadenzario fornitori