In breve
Le fatture passive si annotano nel registro IVA degli acquisti, anteriormente alla liquidazione periodica in cui si detrae l'IVA e comunque entro il termine della dichiarazione annuale relativa all'anno di ricezione. Una fattura ricevuta e registrata entro il 15 del mese successivo può essere detratta nel mese di effettuazione dell'operazione, con eccezioni per le fatture a cavallo d'anno. Il controllo contro ordine e DDT va fatto prima della registrazione: dopo, un errore diventa una nota di credito da inseguire.
Registrazione Fatture Passive: Termini, Registro IVA e Controlli
Registrare una fattura passiva significa annotarla nel registro IVA degli acquisti: è il passaggio che rende detraibile l'IVA e crea il debito verso il fornitore. Con la fattura elettronica la parte meccanica è quasi automatica. Restano due questioni: quando registrare e cosa controllare prima.
I termini, in sintesi
| Regola | Cosa dice |
|---|---|
| Registrazione | Prima della liquidazione in cui si detrae l'IVA, e comunque entro il termine della dichiarazione annuale dell'anno di ricezione |
| Detrazione | Al più tardi con la dichiarazione relativa all'anno in cui il diritto è sorto |
| Fatture a cavallo di mese | Ricevute e registrate entro il 15 del mese successivo: detraibili nel mese dell'operazione |
| Fatture a cavallo d'anno | Fanno eccezione: non si riportano nell'anno precedente |
I casi particolari esistono — conviene definirli con chi segue la contabilità — ma il principio è questo: la data che conta per la detrazione è quella in cui hai ricevuto la fattura e l'hai registrata.
Da dove arrivano le fatture
Le fatture fornitori arrivano via SdI al tuo codice destinatario o alla PEC, e restano comunque consultabili nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Come recuperarle è spiegato in scaricare le fatture passive.
Prima registrare o prima controllare?
Il DDT lo legge lui.
Tu controlli e basta.
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Nella pratica la fattura si importa nel gestionale appena arriva e si registra. Il controllo — se c'è — viene dopo, quando si prepara il pagamento.
È l'ordine sbagliato. Una fattura registrata e pagata con un errore richiede una nota di credito da chiedere e da inseguire. Una fattura controllata prima si blocca: la parte errata non si paga.
Il controllo che serve è il confronto con ordine e DDT — il three-way matching. Fatto a mano richiede ore per una fattura differita; BolleFlow lo fa riga per riga quando la fattura arriva, prima che passi in registrazione e in pagamento.
Dopo la registrazione
La fattura entra nello scadenzario fornitori con la sua data di pagamento. Da lì in poi, l'unico modo di recuperare un errore è la nota di credito.
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