Fatture Attive e Passive: Differenza, Esempi e Registrazione

"Attiva" e "passiva" non dicono se una fattura è buona o cattiva. Dicono da che parte stai: se l'hai emessa o se l'hai ricevuta.

La differenza in una tabella

L'ultima riga è quella che conta per l'organizzazione. La fattura attiva la costruisci tu: numerazione, dati, prezzi escono dal tuo gestionale. La fattura passiva la subisci: arriva quando decide il fornitore, con i suoi codici, le sue descrizioni, i suoi eventuali errori.

Un esempio

Un'azienda di impianti compra 100 valvole da un grossista a 10 € l'una e le installa presso un cliente, fatturando 2.500 €.

L'IVA da versare è la differenza: 550 − 220 = 330 €. Per il grossista, la stessa fattura da 1.000 € è una fattura attiva.

Come viaggiano: lo SdI

Fra soggetti IVA italiani le fatture sono elettroniche e passano dal Sistema di Interscambio.

• La fattura attiva viene generata in XML, trasmessa allo SdI e recapitata al cliente. Se lo SdI la scarta, va corretta e ritrasmessa.
• La fattura passiva arriva sul canale che hai indicato ai fornitori, codice destinatario o PEC, e resta comunque consultabile nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Come recuperarle è spiegato in scaricare le fatture passive.

Per entrambe la conservazione è digitale e a norma.

Come si registrano

Fatture attive. Si annotano nel registro delle fatture emesse nell'ordine della numerazione, e l'IVA entra nella liquidazione del periodo in cui l'operazione è stata effettuata.

Fatture passive. Si annotano nel registro degli acquisti prima della liquidazione in cui si esercita la detrazione. La detrazione richiede due condizioni: che l'operazione sia stata effettuata e che la fattura sia stata ricevuta. I dettagli, con termini e casi particolari, sono in registrazione delle fatture passive.

In contabilità generale:

Dove si sbaglia di più

Sulle fatture attive gli errori vengono intercettati: lo SdI scarta quelle formalmente sbagliate e il cliente protesta per quelle sostanzialmente sbagliate.

Sulle fatture passive non c'è nessuno a protestare al posto tuo. Una fattura formalmente perfetta può contenere:

• un prezzo diverso da quello dell'ordine;
• una quantità superiore a quella consegnata;
• un DDT fatturato due volte;
• uno sconto concordato e non applicato;
• spese di trasporto non dovute.

Lo SdI non controlla nulla di tutto questo, e il gestionale importa la fattura così com'è. L'unico controllo possibile è confrontarla con l'ordine e con il DDT: gli undici casi più frequenti sono in errori nelle fatture fornitori.

Perché le passive costano più lavoro

Per ogni fattura attiva c'è una sola fonte, il tuo gestionale. Per ogni fattura passiva ci sono almeno due documenti da riconciliare che non nascono in formato elettronico strutturato: l'ordine che hai mandato e il DDT che hai firmato. La fattura è un XML; il DDT è un PDF o un foglio di carta, diverso per ogni fornitore.

È qui che lavora BolleFlow: legge i DDT e le fatture dei fornitori, ne estrae le righe, li porta nel gestionale e li confronta, segnalando prezzi, quantità e documenti che non tornano. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.

Domande frequenti

Cosa sono le fatture passive? Le fatture ricevute dai fornitori per l'acquisto di beni e servizi. Si chiamano anche fatture di acquisto o fatture fornitori.

Cosa sono le fatture attive? Le fatture emesse ai clienti per le vendite. Si chiamano anche fatture di vendita o fatture clienti.

In quale registro vanno le fatture passive? Nel registro IVA degli acquisti. Le fatture attive vanno nel registro delle fatture emesse.

Le fatture passive vanno numerate? Non c'è più l'obbligo di attribuire un numero di protocollo alle fatture ricevute. Molte aziende continuano a farlo perché aiuta a ritrovarle.

Quando posso detrarre l'IVA di una fattura passiva? Dopo averla ricevuta e registrata. La fattura ricevuta e annotata entro il giorno 15 del mese successivo può concorrere alla liquidazione del mese dell'operazione, tranne che per gli acquisti a cavallo d'anno.

Chi controlla le fatture passive? Chi le registra dovrebbe verificarle contro ordine e DDT prima del pagamento. È il controllo che manca più spesso, perché richiede di confrontare tre documenti.

La parte del ciclo passivo che si automatizza per prima è la registrazione dei documenti in arrivo: software per DDT e fatture dei fornitori.

Continua da qui

• Registrazione fatture passive: termini e controlli
• Ciclo attivo e ciclo passivo: differenze
• Scaricare le fatture passive: SdI, codice destinatario e PEC
• Ciclo passivo: cos'è e cosa si può automatizzare