Ciclo Passivo: Cos'è, le Fasi e Cosa si Può Automatizzare

Il ciclo passivo è tutto quello che succede fra il momento in cui un'azienda ordina qualcosa a un fornitore e il momento in cui lo paga. È il lato acquisti della contabilità; il ciclo attivo è il suo speculare sul lato vendite.

Detto così sembra un tema da manuale di ragioneria. Nella pratica di una PMI che compra merce è il punto in cui si perdono più ore e più soldi senza accorgersene: ore a trascrivere bolle, soldi in fatture pagate per quello che c'è scritto invece che per quello che è arrivato.

Questa pagina descrive le fasi una per una, dove sta il lavoro manuale in ciascuna e cosa ha senso automatizzare — e cosa no.

Le sei fasi del ciclo passivo

1. L'ordine

L'ordine fissa cosa si compra, a che prezzo e con che consegna. È l'unico documento del ciclo scritto da chi compra: tutti gli altri li scrive il fornitore. Per questo è il riferimento contro cui misurare tutto il resto — e il motivo per cui, quando l'ordine è stato fatto al telefono e non esiste per iscritto, i controlli successivi perdono metà del loro valore.

2. Il ricevimento merce e il DDT

La merce arriva accompagnata dal documento di trasporto. Il magazzino conta i colli, firma, e — se qualcosa non torna — annota la differenza sul DDT. Poi il DDT va registrato: carico di magazzino, articolo per articolo.

È la fase più manuale di tutto il ciclo. Il DDT non passa dallo SdI: arriva in carta con il camion o in PDF allegato a una mail, con un layout diverso per ogni fornitore e codici articolo che non sono i tuoi. Qualcuno lo legge e lo digita. Se il DDT è sbagliato, la cosa da fare è descritta in DDT errato: cosa fare.

3. La fattura

Dal 2019 le fatture fra aziende italiane sono elettroniche e passano dallo SdI. Arrivano già strutturate e il gestionale le importa senza che nessuno le digiti. È la fase che la fattura elettronica ha davvero automatizzato.

Con un'avvertenza: nei rapporti continuativi la fattura è quasi sempre differita — emessa entro il 15 del mese successivo e riferita a tutti i DDT del mese. Una fattura, venti bolle. Questo rende la fase successiva molto più difficile di quanto sembri.

4. Il controllo

Qui si dovrebbe verificare che la fattura corrisponda a quello che è stato ordinato e a quello che è arrivato: stessi articoli, stesse quantità, stessi prezzi. Si chiama three-way matching, confronto a tre vie.

Nella maggior parte delle PMI questo controllo non si fa riga per riga. Si guarda il totale, lo si confronta con quello che ci si aspetta, si spunta. È comprensibile: confrontare una fattura con venti DDT di trenta righe ciascuno, a mano, richiede ore. Ed è il motivo per cui gli errori che passano sono sempre gli stessi: un prezzo ritoccato di pochi centesimi, una quantità fatturata e mai consegnata, un DDT fatturato due volte. Sono elencati in gli 11 errori nelle fatture fornitori.

5. La registrazione contabile

La fattura entra nel registro IVA acquisti e genera il debito verso il fornitore. Con la fattura elettronica questa fase è in gran parte automatica, nel gestionale o nello studio del commercialista. Il problema non è la registrazione in sé: è registrare una fattura prima di averla controllata, perché dopo la contestazione diventa una nota di credito da inseguire invece di una riga da non pagare.

6. Il pagamento

Scadenzario, distinta, bonifico. È la fase in cui una differenza non trovata diventa una perdita definitiva.

Dove sta il lavoro manuale

Se si mette in fila il tempo speso per fase, in un'azienda che riceve merce il grosso si concentra in tre punti:

1. Trascrivere i DDT — fase 2. Ore ogni settimana, proporzionali al numero di righe ricevute.
2. Abbinare DDT e fatture — fra fase 3 e fase 4. Capire quali bolle stanno dentro quale fattura differita.
3. Controllare prezzi e quantità — fase 4. Quello che di solito si salta.

Il resto — ordine, registrazione, pagamento — è già gestito dal gestionale nella maggior parte dei casi.

Cosa si automatizza davvero

L'acquisizione. Le fatture e i DDT dei fornitori arrivano in una casella email. Leggerli da lì, invece di scaricarli e caricarli a mano, è il primo passaggio che sparisce. Le fatture si possono anche caricare dal file XML FatturaPA.

La lettura del DDT. Un software di estrazione legge il PDF o la scansione e ne ricava testata e righe articolo, senza un modello da configurare per ogni fornitore. È trattato in software di estrazione dati DDT.

L'import nel gestionale. Il DDT letto va scritto nel formato che il gestionale importa — un tracciato per TeamSystem, Zucchetti, Passepartout, Arca, un IDoc per SAP, una chiamata API per Fatture in Cloud — e depositato dove il gestionale lo cerca.

Il confronto a tre vie. Ordine, DDT e fattura vengono abbinati per fornitore, articolo e periodo, anche quando la fattura non cita il numero di DDT, e le righe che non tornano vengono segnalate ordinate per impatto in euro.

Cosa non si automatizza

Le decisioni. Se un prezzo è aumentato del 3%, qualcuno deve decidere se è un errore o un aumento concordato al telefono. Se una consegna è parziale, qualcuno deve decidere se aspettare il saldo o chiudere l'ordine. Se una fattura ha una riga senza DDT, qualcuno deve chiamare il fornitore.

Un'automazione fatta bene non elimina questo lavoro: lo isola. Invece di controllare cento fatture per trovarne tre sbagliate, l'amministrazione riceve le tre sbagliate con i documenti già affiancati. Come cambia il processo — chi fa cosa, quando si blocca un pagamento — è descritto in riconciliazione ordine, DDT e fattura.

Da dove partire

Non dall'intero ciclo. Dal fornitore che ti dà più lavoro: quello con più DDT al mese, più righe, più fatture differite. Fai passare un mese dei suoi documenti — DDT e fattura — e guarda due cose: quanto tempo avresti risparmiato a non trascriverli, e quante differenze salta fuori il confronto. Se la seconda risposta non è zero, il caso si fa da solo.

Il piano gratuito di BolleFlow copre 25 documenti al mese: bastano per far girare un fornitore vero e vedere cosa esce.

Continua da qui

• Confrontare ordine, DDT e fattura: il three-way matching
• Il controllo automatico delle fatture fornitori
• Come si estraggono i dati dai DDT
• Portare i DDT nel gestionale
• Ciclo attivo e ciclo passivo: differenze
• Fatture attive e passive: differenza