DDT Fornitori in SAP: dal PDF all'IDoc per l'Entrata Merci

Nelle aziende che usano SAP l'entrata merci si fa contro l'ordine d'acquisto. Il magazziniere apre l'ordine, guarda la bolla, conferma o corregge le quantità riga per riga. Funziona, ma la bolla resta un pezzo di carta che qualcuno deve leggere e trascrivere — e quando i fornitori sono decine, con layout diversi e codici materiale diversi dai vostri, quel qualcuno passa la giornata a farlo.

SAP sa ricevere un avviso di consegna elettronico. Il problema è che la maggior parte dei fornitori di una PMI non lo manda: manda un PDF. Questa pagina descrive come colmare quel salto: cosa va estratto dal DDT, come diventa un IDoc che SAP elabora senza errori, cosa si fa con la fattura e dove questi progetti si bloccano.

Vale per installazioni SAP con gestione acquisti e magazzino, on-premise o cloud privato. Per i gestionali italiani più diffusi nelle PMI il percorso è diverso ed è descritto per TeamSystem, Zucchetti, Passepartout e Fatture in Cloud.

Cosa va letto dal DDT

Dal DDT del fornitore servono pochi campi, ma devono essere esatti:

Il numero d'ordine è il dato che fa la differenza. Se il fornitore lo stampa sul DDT — e quasi tutti quelli che lavorano con clienti SAP lo fanno, perché è richiesto in ordine — la consegna si aggancia da sola all'ordine giusto. Se non c'è, va fornito in configurazione o completato a mano prima dell'invio.

L'IDoc che BolleFlow genera

Per i DDT BolleFlow produce un IDoc DESADV in XML, il messaggio standard SAP per l'avviso di consegna. Contiene:

• la testata con numero e data del DDT;
• i segmenti organizzativi: divisione, e — se configurati — organizzazione acquisti e società;
• una posizione per ogni riga del DDT, con codice materiale, quantità con tre decimali, unità di misura ISO, magazzino e divisione;
• il riferimento all'ordine d'acquisto su ogni posizione.

Una volta elaborato, l'avviso crea la consegna in entrata collegata all'ordine. L'entrata merci si registra su quella consegna come per qualunque fornitore che manda avvisi elettronici: il magazziniere conferma, non digita.

Perché gli IDoc finiscono in stato 51

Lo stato 51 è quello che chi lavora con gli IDoc conosce meglio: il messaggio è arrivato, il documento applicativo non è stato creato. Su un avviso di consegna le cause sono quasi sempre le stesse quattro.

Divisione diversa fra testata e posizione. Se la testata dice 1000 e la riga dice 1100, SAP rifiuta. BolleFlow forza la stessa divisione su testata e righe: quella configurata, o in mancanza quella letta dal documento.

Unità di misura non convertibile. Il fornitore scrive PZ, Nr, LT, MT. SAP vuole il codice ISO che corrisponde a un'unità definita. Pezzi, pesi, volumi, lunghezze e superfici vengono convertiti in codici ISO prima di scrivere il file. Le unità particolari — confezioni, cartoni, bancali — vanno abbinate una volta alle unità definite nella vostra anagrafica materiali.

Ordine o posizione inesistente. Un numero d'ordine letto male di una cifra punta a un ordine che non c'è, o che è di un altro fornitore. È il caso in cui la verifica in anteprima vale di più: il numero d'ordine è uno dei campi da guardare prima di inviare.

Codice materiale del fornitore, non vostro. Il fornitore stampa il suo codice. Se nell'anagrafica SAP non c'è la corrispondenza con il codice fornitore, la posizione non si aggancia. Il problema non è dell'IDoc, è dell'anagrafica — e si risolve come sugli altri gestionali, con un abbinamento fatto una volta per articolo, che il sistema ricorda per i documenti successivi dello stesso fornitore.

E la fattura

La fattura del fornitore in SAP si registra in logistica fatture, contro l'ordine e l'entrata merci. Per le fatture BolleFlow produce un tracciato testata/righe separato da punto e virgola:

• in testata: numero fattura, data, codice fornitore a 10 cifre con zeri iniziali, totale, valuta, società, tipo documento (fattura o nota di credito);
• su ogni riga: numero d'ordine, posizione d'ordine a 5 cifre, quantità, imponibile, codice IVA e divisione.

I codici IVA vanno verificati. La corrispondenza di partenza è quella più comune — V2 per il 22%, V1 per il 10%, V5 per il 5%, V4 per il 4%, V0 per esente — ma i codici reali dipendono da come è configurata la vostra società. Prima di andare in produzione va confermata con chi gestisce SAP.

Il controllo vero sulla fattura però non è il formato: è che i prezzi e le quantità fatturati corrispondano a quelli ordinati e consegnati. Questo si fa prima di registrarla, ed è descritto nella pagina sul three-way matching.

Una precisazione dovuta

BolleFlow non è certificato SAP e non si collega direttamente al vostro sistema. Produce l'IDoc e il tracciato fattura nel formato che SAP elabora. Il canale di ingresso — la porta file, il profilo partner del mittente, l'eventuale programma di caricamento — lo configura chi gestisce il vostro SAP, ed è un lavoro di poche ore per chi lo conosce. Vale la pena chiedere la stessa cosa a qualunque fornitore di automazione: chi dice di "integrarsi con SAP" senza dire come, di solito intende un CSV.

Il test che conviene fare per primo

Prendi tre DDT di fornitori diversi, di cui almeno uno con il numero d'ordine stampato e venti righe. Falli leggere, scarica gli IDoc e consegnali a chi gestisce SAP perché li elabori in un ambiente di test. Se passano senza stato 51 su tre fornitori diversi, il resto è configurazione.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese.

Continua da qui

• Le tre vie per portare i DDT nel gestionale
• Estrarre i dati da un DDT in PDF
• Confrontare ordine, DDT e fattura prima di registrare
• Gli 11 errori che si trovano nelle fatture fornitori