In breve

In SAP Business One il DDT del fornitore si registra come entrata merci, di norma copiata dall'ordine d'acquisto, con il numero del DDT nel campo di riferimento del fornitore. Per caricarla senza digitare si usa il Data Transfer Workbench, che importa file con testata e righe separate, oppure un'integrazione sviluppata dal partner. BolleFlow non ha un connettore per Business One: legge il PDF ed esporta i dati in CSV, XML o JSON, da cui si preparano i file di import. L'IDoc DESADV riguarda SAP ERP e S/4HANA, non Business One.

DDT Fornitori in SAP Business One: dal PDF all'Entrata Merci

SAP Business One e SAP ERP hanno lo stesso marchio e quasi niente altro in comune. Vale anche per i DDT: chi cerca come automatizzare l'entrata merci trova guide sugli IDoc che per Business One non servono. Quel meccanismo riguarda SAP ERP e S/4HANA ed è descritto in DDT fornitori in SAP: dal PDF all'IDoc.

Questa pagina riguarda Business One, il prodotto per le piccole e medie imprese.

Il DDT in Business One

Il DDT del fornitore si registra come entrata merci, normalmente creata copiando un ordine d'acquisto aperto. Copiare dall'ordine non è una comodità: è ciò che lega la consegna a ciò che era stato chiesto, e più tardi alla fattura.

Dato del DDT	Campo in Business One
Fornitore	Business partner, già sull'ordine
Numero del DDT	Numero di riferimento del fornitore
Data del DDT	Data documento
Articolo	Codice articolo, tramite il catalogo del business partner
Quantità	Quantità sulla riga, con riferimento alla riga d'ordine

Il catalogo del business partner è la funzione che associa i codici del fornitore ai vostri: senza, ogni riga va cercata a mano.

Importare con il Data Transfer Workbench

Lo strumento standard per caricare dati in Business One è il Data Transfer Workbench. Importa file di testo strutturati secondo modelli predefiniti, uno per ogni tipo di oggetto.

Due caratteristiche lo distinguono dai soliti import a file unico:

testata e righe stanno in due file separati, collegati da una chiave comune;
per agganciare l'entrata merci all'ordine, ogni riga deve riportare il documento e la riga di origine.

Il secondo punto è quello che richiede lavoro: non basta sapere che sono arrivati 40 pezzi dell'articolo X, bisogna sapere a quale riga di quale ordine si riferiscono.

Per flussi continui i partner usano di solito un'integrazione sviluppata sulle interfacce di Business One, che cerca l'ordine aperto e crea l'entrata merci senza passare da file intermedi. Quale strada convenga dipende dai volumi: sotto qualche decina di DDT al giorno, il Workbench con un file preparato bene spesso basta.

Dove si inserisce BolleFlow

Tracciati pronti

Il file di import per il tuo gestionale, già pronto

BolleFlow legge i DDT dei fornitori e li esporta nel tracciato che il gestionale si aspetta: TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution.

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BolleFlow fa la lettura: prende il DDT in PDF o in scansione ed estrae numero, data, fornitore, partita IVA, righe con codice, descrizione, quantità e unità di misura, e il numero d'ordine quando è scritto sul documento.

Non ha un connettore per Business One e non produce i modelli del Workbench. Esporta in CSV, XML o JSON. Il CSV ha una riga per articolo con i dati di testata ripetuti: da lì si ricavano sia il file di testata sia quello delle righe, ma l'aggancio alle righe d'ordine va aggiunto guardando gli ordini aperti in Business One. È un passaggio che di solito prepara il partner, una volta sola.

Il tracciato SAP presente in BolleFlow è quello per l'IDoc di SAP ERP: non è il formato giusto per Business One.

I casi che vanno decisi prima

Caso	Domanda
DDT senza numero d'ordine	Si abbina al più vecchio ordine aperto, o si ferma?
Quantità superiore all'ordine	Si accetta, entro quale tolleranza?
Articolo non in ordine	Entrata merci senza ordine, o si blocca?
Articolo a lotti o seriali	Chi inserisce i lotti se il DDT non li riporta?
DDT già registrato	Come si evita il doppio carico?

L'ultima riga conta più di quanto sembri: il numero di riferimento del fornitore è il dato che permette di accorgersi che un DDT è già stato caricato.

Cosa si guadagna

Un'entrata merci registrata il giorno della consegna tiene allineate tre cose: la giacenza, l'ordine aperto e la base su cui verrà controllata la fattura. Registrata dieci giorni dopo, a blocchi, serve solo alla contabilità. Il confronto fra ordine, consegna e fattura è spiegato in three-way matching. Per vedere cosa viene estratto da un vostro documento c'è la prova senza registrazione.

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Domande frequenti

Come si chiama il DDT del fornitore in SAP Business One?

Entrata merci da ordine d'acquisto: è il documento che carica il magazzino e che verrà poi collegato alla fattura del fornitore.

Si può usare l'IDoc DESADV con Business One?

No. Gli IDoc sono il meccanismo di SAP ERP e S/4HANA. Business One usa strumenti propri, come il Data Transfer Workbench e le sue interfacce di integrazione.

BolleFlow scrive direttamente in SAP Business One?

No. Estrae i dati del DDT e li esporta in CSV, XML o JSON. L'import in Business One lo esegue chi gestisce l'installazione.

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