DDT Fornitori in Business Central: dal PDF al Ricevimento Merce

In Microsoft Dynamics 365 Business Central — e prima in Dynamics NAV — il DDT del fornitore non esiste come documento separato. Esiste l'ordine d'acquisto, e sopra l'ordine si registra il ricevimento. Chi arriva da un gestionale italiano lo scopre al primo giorno: non c'è una maschera "carica DDT".

Questo cambia il problema. Non si tratta di importare un documento, ma di dire all'ordine giusto quanta merce è arrivata e con quale DDT.

Come Business Central tratta il DDT

Registrando, Business Central crea un ricevimento acquisto registrato, che è la traccia della consegna. La fattura del fornitore arriverà dopo e verrà collegata ai ricevimenti.

Il vero ostacolo: abbinare il DDT all'ordine

Per registrare il ricevimento bisogna sapere a quale ordine appartiene il DDT. Le possibilità sono tre, in ordine di affidabilità:

1. Il numero d'ordine è scritto sul DDT. È il caso migliore: i fornitori organizzati lo riportano come "Vs. ordine n.".
2. Si abbina per fornitore, articolo e quantità aperta. Funziona finché un fornitore non ha due ordini aperti con gli stessi articoli.
3. Non c'è nessun ordine. Succede più spesso di quanto si ammetta. In quel caso va creato, o la merce resta fuori dal sistema fino alla fattura.

A questo si aggiunge il solito tema dei codici: sul DDT c'è il codice del fornitore, sull'ordine il vostro. Business Central gestisce i riferimenti articolo per fornitore, ed è lì che la corrispondenza va tenuta.

Come far entrare i dati

Business Central offre più strade, e quale usare è una decisione del partner che segue l'installazione:

• Pacchetti di configurazione: importano dati da Excel nelle tabelle. Adatti a un caricamento periodico controllato, meno a un flusso continuo.
• API: Business Central espone servizi web con cui un'applicazione esterna può leggere gli ordini e scrivere documenti. È la strada per un'integrazione vera.
• Estensione dedicata: una piccola app sviluppata dal partner che legge un file da una cartella e registra i ricevimenti. È la più comune nelle PMI.

Dove si inserisce BolleFlow

BolleFlow fa il primo pezzo: legge il DDT in PDF o in scansione e ne estrae testata e righe — numero, data, fornitore, partita IVA, codici, descrizioni, quantità, unità di misura — compreso il riferimento all'ordine quando è scritto sul documento.

Non ha un connettore per Business Central. Consegna i dati in CSV, XML o JSON, scaricabili o depositati in una cartella dall'agente locale o via cartella cloud. Da quel file il partner alimenta il ricevimento con lo strumento che preferisce.

È una divisione di compiti sensata: leggere documenti disordinati è un problema, scrivere dentro un ERP secondo le sue regole è un altro, e il secondo lo conosce chi ha configurato il vostro sistema.

Cosa chiedere al partner

Tre domande accorciano il progetto:

1. Come si abbina un DDT a un ordine quando il numero d'ordine manca?
2. Cosa succede se la quantità ricevuta è superiore a quella ordinata?
3. Una consegna senza ordine si blocca o crea un ordine?

Le risposte dipendono da come lavora l'azienda, non dal software. Il tema delle consegne parziali è trattato in consegna parziale dell'ordine.

Perché ne vale la pena

In un ERP di questo tipo i ricevimenti registrati sono la base del controllo fatture: quando la fattura arriva, viene confrontata con ciò che è stato ricevuto. Ricevimenti registrati in ritardo, o in blocco a fine mese, tolgono senso a quel confronto. Chi vuole capire come funziona può leggere il three-way matching, oppure provare la lettura di un DDT senza registrarsi.

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