In breve
L'ordine d'acquisto è il documento con cui un'azienda chiede a un fornitore beni o servizi a condizioni precise: articoli, quantità, prezzi, consegna, pagamento. Non è un documento fiscale ma ha valore contrattuale: accettato dal fornitore, fissa le condizioni della fornitura. È l'unico documento del ciclo passivo scritto da chi compra, ed è il riferimento contro cui si controllano DDT e fattura.
Ordine d'Acquisto: Cos'è, Cosa Contiene e Perché Conta
L'ordine d'acquisto è il primo documento del ciclo passivo ed è l'unico scritto da chi compra. DDT e fattura li scrive il fornitore. Per questo è il riferimento contro cui tutto il resto si misura — e quando manca, i controlli successivi perdono metà del loro valore.
Cosa contiene
| Campo | Perché conta |
|---|---|
| Numero e data | Lo identificano: DDT e fattura dovrebbero citarlo |
| Fornitore | Con i dati anagrafici |
| Articoli | Codice (tuo e, se possibile, del fornitore), descrizione |
| Quantità | Quanto hai chiesto |
| Prezzo unitario e sconti | Il prezzo concordato: il dato più importante |
| Consegna | Data, luogo, porto |
| Pagamento | Termini e modalità |
Che valore ha
Non è un documento fiscale e non è obbligatorio. Ha però valore contrattuale: è una proposta che, accettata dal fornitore, fissa le condizioni della fornitura. È ciò che permette di dire "avevamo concordato 3,90" quando la fattura dice 4,20.
La conferma d'ordine
Il DDT lo legge lui.
Tu controlli e basta.
BolleFlow legge i DDT dei tuoi fornitori qualunque sia il layout, estrae testata e righe articolo ed esporta nel tracciato del tuo gestionale — TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution. Nessun template da disegnare.
Il fornitore risponde all'ordine con una conferma d'ordine: cosa manderà davvero, a che prezzo, quando. È il momento più utile di tutto il ciclo, perché una modifica unilaterale — prezzo ritoccato, quantità ridotta, data spostata — è ancora reversibile. Quando la stessa modifica compare sul DDT la merce è già in viaggio; quando compare in fattura, spesso è già pagata.
BolleFlow legge anche le conferme d'ordine dei fornitori e ne produce un file che il gestionale può confrontare riga per riga con l'ordine originale.
L'ordine nei controlli
Con l'ordine, il controllo della fattura diventa un confronto a tre: ordine, DDT, fattura — il three-way matching. Senza:
- non sai se la quantità consegnata è quella richiesta (consegne parziali);
- non sai se il prezzo è quello concordato (aumenti di prezzo);
- non sai se una fattura riguarda qualcosa che avevi chiesto (fattura senza ordine).
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