In breve
Un ordine di acquisto deve indicare numero e data, i dati di acquirente e fornitore, e per ogni riga codice, descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario e sconti. Vanno aggiunti luogo e data di consegna, resa del trasporto e condizioni di pagamento. Qui trovi un modello gratuito in Word, Excel e PDF con questi campi: nel file Excel importi, imponibile, IVA e totale si calcolano da soli.
Modello Ordine di Acquisto: Fac Simile Word ed Excel Gratis
Un ordine fatto al telefono non lascia traccia di ciò che è stato concordato. Quando arriva la fattura con un prezzo diverso, non c'è nulla con cui confrontarla. Un ordine scritto costa due minuti e li ripaga alla prima contestazione.
Scarica il modello
| Formato | Quando usarlo | Download |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Lo compili al computer e lo invii in PDF | modello-ordine-di-acquisto.docx |
| Excel (.xlsx) | Importi, imponibile, IVA e totale si calcolano da soli | modello-ordine-di-acquisto.xlsx |
| PDF compilabile | Lo compili a video, poi lo stampi o lo invii | modello-ordine-di-acquisto.pdf |
| PDF stampabile | Lo compili a mano | versione stampabile |
Gratuiti: Word ed Excel si scaricano lasciando l'email, i PDF sono liberi.
Cos'è l'ordine d'acquisto e che ruolo ha nel ciclo degli acquisti è spiegato nella guida all'ordine d'acquisto. Qui trovi come compilare il modello.
Cosa contiene il modello
| Sezione | Campi | Perché servono |
|---|---|---|
| Intestazione | Numero ordine, data | Il numero è il riferimento che il fornitore riporterà su DDT e fattura |
| Parti | Acquirente, fornitore | Con partita IVA e, per l'acquirente, codice destinatario o PEC |
| Riferimenti | Offerta o listino | Dice da dove vengono i prezzi |
| Consegna | Luogo, data richiesta, consegne parziali | Evita merce consegnata nella sede sbagliata o a pezzi |
| Trasporto | Resa e porto | Chi paga il trasporto |
| Pagamento | Condizioni | Giorni e modalità |
| Righe | Codice, descrizione, U.M., quantità, prezzo, sconto, IVA | Il contenuto dell'ordine |
| Totali | Imponibile, IVA, totale | Confrontabili con la fattura |
| Firme | Acquirente, fornitore per accettazione | La seconda vale come conferma |
Come compilarlo, campo per campo
Numero ordine. Progressivo per anno. Chiedi al fornitore di riportarlo su DDT e fattura: è ciò che rende possibile abbinare i documenti.
Riferimento offerta o listino. "Vostra offerta n. 214 del 2 ottobre" chiude ogni discussione su quale prezzo fosse in vigore.
Codice articolo. Indica il codice del fornitore, e se vuoi anche il tuo. Con il solo codice interno il fornitore deve interpretare, e gli errori di articolo nascono lì: vedi codici articolo del fornitore.
Unità di misura. Quella in cui verrà fatturato. Ordinare "3 rotoli" quando il listino è al metro produce un DDT a rotoli e una fattura a metri.
Prezzo e sconto. Prezzo unitario di listino e sconto, oppure prezzo netto: scegli una forma e usala sempre. Con più sconti scrivili nell'ordine in cui si applicano: vedi sconti in cascata.
Data di consegna richiesta. Una data, non "urgente" o "al più presto". Senza una data non esiste un ritardo da sollecitare.
Consegne parziali. Ammesse o no. Se sono ammesse, ogni consegna avrà il suo DDT e l'ordine resterà aperto per il residuo: vedi consegna parziale dell'ordine.
Resa e porto. Porto franco se il trasporto è a carico del fornitore, assegnato se è a carico tuo. Scrivi anche l'eventuale soglia di franco.
Le differenze le vedi prima di pagarle
BolleFlow confronta riga per riga ordine d'acquisto, DDT e fattura e segnala prezzi ritoccati, quantità che non tornano e DDT fatturati due volte.
Condizioni di pagamento. Giorni, decorrenza (data fattura o fine mese) e modalità.
Gli errori che si pagano dopo
- Nessun prezzo nell'ordine: "come l'altra volta". Il prezzo lo deciderà la fattura.
- Descrizioni generiche: "raccordi vari". Qualunque consegna sarà conforme.
- Ordine mai confermato: senza conferma non sai se il fornitore ha accettato prezzi e date.
- Modifiche al telefono: quantità cambiate a voce senza aggiornare l'ordine. Alla consegna il magazzino confronta con un documento superato.
- Ordine non condiviso con il magazzino: chi riceve la merce non sa cosa aspettarsi.
La conferma d'ordine
Il modello ha uno spazio per la firma del fornitore, ma di solito la conferma arriva come documento separato, dal suo gestionale. Va letta: prezzi, quantità e date confermati possono differire da quelli ordinati, e se nessuno obietta diventano le condizioni del contratto. In caso di differenze si risponde per iscritto prima della consegna.
Dall'ordine al controllo
L'ordine serve davvero quando torna utile tre volte: all'arrivo della conferma, all'arrivo della merce, all'arrivo della fattura. È il confronto a tre vie fra ordine, DDT e fattura, il three-way matching.
BolleFlow legge ordini, DDT e fatture in PDF, ne estrae le righe e li confronta: quantità consegnate contro ordinate, prezzi fatturati contro concordati. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.
Domande frequenti
Dove scarico un modello di ordine di acquisto gratis? In questa pagina: Word (.docx), Excel (.xlsx) con i totali calcolati e versione stampabile da salvare in PDF.
L'ordine di acquisto è obbligatorio? No, non c'è un obbligo di legge né una forma imposta. È però l'unico documento che fissa per iscritto ciò che hai chiesto: senza, non c'è un termine di confronto per DDT e fattura.
L'ordine d'acquisto ha valore legale? Sì: è una proposta contrattuale. Quando il fornitore la accetta, con la conferma d'ordine o iniziando l'esecuzione, il contratto è concluso alle condizioni indicate.
Che differenza c'è tra ordine e conferma d'ordine? L'ordine lo emette chi compra; la conferma la emette il fornitore per accettarlo. Se la conferma riporta prezzi o date diversi dall'ordine, è una controproposta e va verificata.
Va indicata l'IVA nell'ordine? È utile indicare l'aliquota per ogni riga e il totale, così l'importo dell'ordine è confrontabile con quello della fattura.
Il controllo fatture fornitori di BolleFlow fa questo confronto su ogni fattura, non a campione.
Continua da qui
- Ordine d'acquisto: cos'è, cosa contiene e perché conta
- Consegna parziale dell'ordine: DDT, saldo e fattura
- Fattura fornitore senza ordine d'acquisto
- Sollecito di consegna al fornitore: lettera modello
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Il confronto lo fa BolleFlow su ogni fattura, non a campione. Piano gratuito da 25 pagine al mese per provarlo sui tuoi fornitori.
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