Sollecito Consegna Merce al Fornitore: Lettera Fac Simile

La data di consegna è passata e la merce non c'è. Prima di telefonare al commerciale del fornitore servono due cose: sapere esattamente cosa manca e lasciare una traccia scritta.

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Gratuiti: Word ed Excel si scaricano lasciando l'email, la versione stampabile è libera. Nel file Excel residuo e giorni di ritardo si calcolano da soli.

Prima di sollecitare: cosa manca davvero

Un sollecito generico, "siamo in attesa del nostro ordine", ottiene una risposta generica. Uno preciso obbliga a una risposta precisa. Servono quattro dati:

Il residuo è ordinato meno consegnato. Sembra banale; non lo è quando l'ordine è arrivato in tre consegne parziali, con tre DDT, e una riga è stata sostituita con un articolo equivalente. Come si tiene il conto è spiegato in consegna parziale dell'ordine.

Il primo sollecito

Via email, alla persona che ha confermato l'ordine. Contiene:

1. riferimento all'ordine e alla conferma;
2. elenco di ciò che manca: codice, descrizione, quantità residua;
3. richiesta di una data certa, con un termine per la risposta;
4. il motivo dell'urgenza, se c'è: un cantiere fermo, una consegna a tua volta promessa.

Niente minacce al primo giro. La maggior parte dei ritardi si risolve qui, e un fornitore che riceve una richiesta precisa tende a dare una data precisa.

Il secondo sollecito

Se la data promessa salta di nuovo, il secondo sollecito va per PEC e alza il livello:

• richiama il primo sollecito e la data che era stata promessa;
• indica le conseguenze concrete del ritardo;
• chiede conferma scritta della nuova data.

È il momento di decidere se quel materiale si può comprare altrove.

L'ultimo: la diffida ad adempiere

Quando il ritardo non è più tollerabile, il codice civile offre uno strumento che non richiede un giudice: la diffida ad adempiere (art. 1454). È una comunicazione scritta che:

• intima di consegnare entro un termine congruo, di norma non inferiore a quindici giorni;
• dichiara che, scaduto il termine, il contratto si intenderà risolto.

Se il fornitore non consegna, l'ordine è sciolto per la parte inevasa senza altre formalità, e puoi rivolgerti a un altro fornitore senza rischiare di ricevere due volte la stessa merce. Resta il diritto al risarcimento del danno, da provare.

Due avvertenze. La diffida va usata quando si è davvero pronti a rinunciare a quella fornitura. E se la merce è fatta su misura o ci sono acconti versati, prima di inviarla conviene un parere legale.

Penali e termine essenziale: vanno scritti prima

Gli strumenti più forti contro i ritardi si mettono nell'ordine, non nel sollecito.

• Penale per ritardo: una somma per ogni giorno o settimana. Vale solo se pattuita.
• Termine essenziale: se l'ordine dice che la consegna oltre una certa data non interessa più, alla scadenza il contratto si risolve senza bisogno di diffida.
• Consegne parziali ammesse o no.

Il modello di ordine d'acquisto ha i campi per data di consegna e consegne parziali.

Tenere gli ordini inevasi

Il sollecito è la parte facile. La parte difficile è accorgersi del ritardo: nessuno avvisa quando una riga d'ordine supera la data prevista. Serve un elenco degli ordini aperti, aggiornato a ogni DDT ricevuto, da rileggere una volta la settimana.

Il modello Excel fa questo: una riga per articolo ordinato, il residuo si aggiorna quando inserisci la quantità consegnata, i giorni di ritardo si calcolano dalla data prevista.

Il limite è l'aggiornamento: qualcuno deve leggere ogni DDT e riportare le quantità sulla riga giusta dell'ordine giusto. BolleFlow legge ordini e DDT dei fornitori in PDF o in scansione, ne estrae le righe e confronta le quantità consegnate con quelle ordinate. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.

Domande frequenti

Come si scrive un sollecito di consegna? Si indicano l'ordine (numero e data), la data di consegna confermata dal fornitore, gli articoli e le quantità mancanti, e si chiede una data certa entro un termine. Il tono resta fattuale.

Dopo quanti giorni di ritardo si sollecita? Il giorno dopo la data confermata. Per materiali critici conviene chiedere conferma anche qualche giorno prima della scadenza.

Cos'è la diffida ad adempiere? Un'intimazione scritta a consegnare entro un termine congruo, di norma almeno quindici giorni, con l'avviso che in mancanza il contratto si intenderà risolto. È prevista dal codice civile.

Posso chiedere una penale per il ritardo? Solo se è stata pattuita nell'ordine o nel contratto. Senza penale concordata si può chiedere il risarcimento del danno, che però va dimostrato.

Posso annullare l'ordine se la merce non arriva? Sì, per la parte non consegnata, dopo una diffida ad adempiere rimasta senza esito, o subito se la data di consegna era stata pattuita come termine essenziale.

Cosa sono gli ordini inevasi? Gli ordini, o le righe d'ordine, per cui la quantità consegnata è inferiore a quella ordinata. Il residuo è ciò che il fornitore deve ancora consegnare.

Il confronto fra ordine, DDT e fattura può farlo BolleFlow, prima che la fattura vada in pagamento.

Continua da qui

• Consegna parziale dell'ordine: DDT, saldo e fattura
• Modello ordine di acquisto: Word ed Excel
• Ordine d'acquisto: cos'è e cosa contiene
• Lettera di contestazione fattura fornitore