In breve
Una fattura senza ordine d'acquisto non è necessariamente un errore: utenze, servizi ricorrenti e acquisti urgenti spesso non hanno ordine. Ma per la merce è un segnale da verificare: va cercato il DDT di consegna e chi ha richiesto l'acquisto. Se non c'è né ordine né consegna, la fattura va contestata. Per le spese senza ordine serve un'approvazione esplicita di chi ha fatto l'acquisto prima del pagamento.
Fattura Fornitore Senza Ordine d'Acquisto: Come Gestirla
Una fattura arriva e nessuno la riconosce: non c'è un ordine d'acquisto a cui agganciarla. A volte è normale, a volte è l'errore più costoso di tutti — pagare qualcosa che nessuno ha chiesto.
Quando è normale
| Tipo di spesa | Ordine? |
|---|---|
| Utenze, canoni, abbonamenti | Di solito no, c'è un contratto |
| Servizi ricorrenti (pulizie, manutenzione) | Contratto quadro |
| Acquisti urgenti al banco | Spesso no |
| Merce da fornitori abituali | Dovrebbe esserci |
Cosa verificare
- C'è un DDT di consegna? Se la merce è arrivata, il DDT lo dice. Se non c'è nessun DDT, la fattura riguarda merce mai arrivata — o arrivata in un'altra sede.
- Chi ha richiesto l'acquisto? Spesso c'è un ordine telefonico o una email che nessuno ha registrato.
- È un servizio coperto da contratto? Allora l'ordine è il contratto.
Se non c'è né ordine, né consegna, né richiesta: si contesta, con la lettera di contestazione.
Le differenze le vedi
prima di pagarle.
BolleFlow confronta riga per riga ordine d'acquisto, DDT e fattura fornitore e segnala prezzi ritoccati, quantità che non tornano, DDT fatturati due volte e consegne mai ordinate. Tu apri solo le eccezioni.
Merce arrivata senza ordine
È una delle anomalie del confronto fra ordine, DDT e fattura: la merce c'è, il DDT c'è, l'ordine no. Può essere un ordine dimenticato, una consegna destinata a un altro cliente, una spedizione "di prova" del fornitore. Se la merce non serve, va restituita con un DDT di reso prima che diventi tua per silenzio.
Un'approvazione per le spese senza ordine
La regola che regge: nessuna fattura senza ordine viene pagata senza l'ok di chi ha fatto l'acquisto. Non è burocrazia: è l'unico modo per evitare che una fattura senza padre passi in pagamento perché "sembra giusta".
Fra le 11 anomalie che BolleFlow calcola confrontando ordine, DDT e fattura c'è proprio la merce arrivata senza ordine e il fatturato senza consegna: sono descritte in gli 11 errori nelle fatture fornitori.
Continua da qui
- Ordine d'acquisto: cos'è e cosa contiene
- Gli 11 errori nelle fatture fornitori
- Fattura fornitore errata: cosa fare
Newsletter BolleFlow
Guide pratiche su DDT, ERP e automazione amministrativa per PMI italiane. Ogni 2 settimane. Zero spam.
Pronto a eliminare il data-entry?
BolleFlow legge i DDT di qualsiasi fornitore, esporta nel tracciato del tuo gestionale e confronta ordine, DDT e fattura riga per riga. Piano gratuito: 25 documenti al mese.
Continua su questo argomento
- Ciclo Passivo
Ordine d'Acquisto: Cos'è, Cosa Contiene e Perché Conta
Cos'è l'ordine d'acquisto, cosa deve contenere, che valore ha, cos'è la conferma d'ordine del fornitore e perché è il documento da cui parte il controllo delle fatture.
- Controllo Fatture
Errori nelle Fatture Fornitori: 11 Casi e Come Trovarli
Prezzi ritoccati, quantità mai consegnate, DDT pagati due volte: gli 11 errori nascosti nelle fatture fornitori e come si riconoscono.
- Controllo Fatture
Fattura Fornitore Errata: Cosa Fare se Ricevi una Fattura Sbagliata
Hai ricevuto una fattura elettronica sbagliata dal fornitore? Errori formali e sostanziali, perché non si può rifiutare via SdI, quando serve la nota di credito e quando la rifatturazione.