Importare i DDT Fornitori in Fatture in Cloud: Arrivo Merce

Fatture in Cloud riceve le fatture dei fornitori da solo, attraverso lo SdI. I DDT no: il documento di trasporto non passa dal Sistema di Interscambio, arriva in PDF allegato a una mail o in carta insieme alla merce. Ed è il DDT, non la fattura, a dire cosa è entrato in magazzino e quando.

Questa pagina descrive come portare i DDT dei fornitori dentro Fatture in Cloud senza riscriverli: che tipo di documento creare, come si risolve il fornitore, come si evita il doppio carico e come si verifica che quello che è arrivato dall'altra parte sia quello che è partito.

Rispetto ai gestionali installati in azienda — TeamSystem, Passepartout, Arca — qui la strada è più corta: niente cartelle di import, niente agente da installare. Fatture in Cloud ha un'API pubblica e la connessione si autorizza con un clic.

DDT come arrivo merce, non come fattura

È la prima scelta da fare ed è quella che si sbaglia più spesso.

Il DDT del fornitore va registrato come arrivo merce, fra i documenti ricevuti. Non come spesa e non come fattura passiva. Il motivo è semplice: la fattura di quella consegna arriverà dallo SdI, magari a fine mese come fattura differita che raggruppa più DDT. Se il DDT è già stato registrato come fattura, quando arriva quella vera ci si trova lo stesso costo due volte.

L'arrivo merce ha un'altra proprietà che conta: muove il magazzino. Ogni riga del DDT carica la quantità ricevuta sull'articolo. È esattamente il dato che oggi qualcuno digita a mano guardando la bolla — e il motivo per cui, quando non lo digita nessuno, la giacenza in Fatture in Cloud smette di corrispondere a quella sugli scaffali.

Cosa viene scritto

Per ogni DDT letto, BolleFlow crea un documento ricevuto di tipo arrivo merce con:

Due dettagli che sembrano minori e non lo sono.

L'aliquota IVA. In Fatture in Cloud ogni aliquota è un oggetto con un suo identificativo, configurato azienda per azienda. Mandare "22" non basta: va mandato l'identificativo del 22% di quell'azienda. BolleFlow legge le aliquote configurate e abbina ogni riga a quella giusta.

Il fornitore. La ricerca parte dalla partita IVA, perché la ragione sociale è scritta in modo diverso su quasi ogni documento: "Rossi S.r.l.", "ROSSI SRL", "Rossi srl unipersonale". Cercare per nome crea un fornitore nuovo per ogni variante. La partita IVA è una sola.

Come si evita il doppio carico

Lo stesso DDT può arrivare due volte: inoltrato da due colleghi, rimandato dal fornitore, scansionato in magazzino e anche ricevuto via mail. Se ogni copia crea un arrivo merce, il magazzino si carica due volte e nessuno se ne accorge fino all'inventario.

Prima di creare il documento, BolleFlow cerca fra i documenti ricevuti un arrivo merce con lo stesso numero e la stessa data. È la coppia che identifica un documento del fornitore. Se c'è già, non lo ricrea.

Come si verifica che sia arrivato giusto

Che l'API abbia risposto "creato" dice solo che la richiesta era formalmente valida. Non dice che il contenuto sia quello giusto: un prezzo unitario letto male passa tranquillamente la validazione.

Per questo, subito dopo l'invio, il documento viene riletto da Fatture in Cloud e confrontato con quello estratto: numero di righe e imponibile devono coincidere. Se non coincidono il documento resta segnalato in BolleFlow, invece di risultare "inviato" e basta. È lo stesso principio applicato ai gestionali on-premise, dove la conferma viene dallo spostamento del file: la conferma deve venire dal gestionale, non dal fatto di aver spedito qualcosa.

Gli ordini fornitore: la terza gamba

Se gli ordini ai fornitori li emetti da Fatture in Cloud, la stessa connessione può leggerli — in sola lettura, fra i documenti emessi. È ciò che serve per il confronto fra ordine, DDT e fattura: l'ordine è l'unico documento in cui il prezzo è stato concordato prima che la merce si muovesse. Senza, un aumento applicato senza avvisare si scopre solo se il fornitore sbaglia e scrive due prezzi diversi su due bolle.

Le fatture passive invece non vengono spinte in Fatture in Cloud in automatico: ci arrivano già dallo SdI. Le si spinge solo se lo chiedi esplicitamente.

Cosa serve per collegarlo

• Un account Fatture in Cloud con il modulo magazzino, se vuoi che l'arrivo merce carichi le giacenze.
• Un'autorizzazione OAuth concessa dal tuo utente: BolleFlow chiede solo i permessi su fornitori e documenti ricevuti, più la lettura delle impostazioni (per le aliquote) e dei documenti emessi (per gli ordini).
• Nient'altro. Nessun software da installare, nessun accordo con il produttore.

Una precisazione dovuta: BolleFlow non è un'app certificata da TeamSystem, che produce Fatture in Cloud. Usa l'API pubblica che Fatture in Cloud mette a disposizione di qualunque sviluppatore, con l'autorizzazione dell'utente.

Da dove partire

Collega l'account, carica il DDT del fornitore con più righe che ricevi e guarda l'arrivo merce che compare in Fatture in Cloud: righe, quantità, aliquote, fornitore. In cinque minuti sai se l'estrazione regge sui tuoi documenti veri.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese.

Continua da qui

• Le tre vie per portare i DDT nel gestionale
• Lo stesso flusso su TeamSystem on-premise
• Estrarre i dati da un DDT in PDF
• Confrontare ordine, DDT e fattura prima di pagare