Importare i DDT in Arca Evolution: XML e Verifica SQL

Arca Evolution importa documenti da cartella. Quello che non fa — come nessun gestionale — è leggere il PDF che il fornitore ti ha allegato alla mail.

Questa pagina copre il tratto mancante: che formato serve, dove va messo il file, e perché su Arca la verifica dell'avvenuto import può essere fatta meglio che sulla maggior parte degli altri gestionali.

Il tracciato: XML, non CSV

A differenza di Passepartout, che lavora su CSV, per Arca il formato è XML. È una differenza che conta più di quanto sembri:

• L'XML è gerarchico. Un DDT è una testata con dentro le sue righe, non una tabella in cui i campi di testata si ripetono su ogni riga. La struttura del documento sopravvive al passaggio.
• I decimali e le date sono tipizzati, quindi il classico disastro del separatore invertito — 12.5 letto come 125 — non si presenta.
• In compenso l'XML è rigido: un tag mancante o un tag di troppo fanno fallire l'import per intero invece che parzialmente. Il che, tutto sommato, è meglio: un fallimento visibile è preferibile a un import a metà che nessuno nota.

BolleFlow genera il file _DDT_WoltersKluwer.xml con testata e righe articolo estratte dal documento del fornitore.

Dove va messo il file

Arca sorveglia una cartella di import sotto il percorso di installazione — di norma qualcosa come C:\Arca\Import, con una sottocartella per i documenti già lavorati.

Sul comportamento in caso di file omonimo, su Arca la sovrascrittura è la scelta corretta: la procedura archivia ciò che prende in carico, quindi un file ancora presente con lo stesso nome è per definizione un file non lavorato, e riscriverlo è quello che si vuole.

L'agente locale cerca l'installazione nei percorsi che l'installer Arca usa e propone la cartella di import corrispondente, invece di chiedere un percorso che chi lavora in magazzino non conosce.

La verifica: due livelli

Questo è il punto in cui Arca è messo meglio di quasi tutti gli altri gestionali, e vale la pena sfruttarlo.

Livello 1 — il file spostato

Arca sposta in archivio i file che ha lavorato. L'agente resta in attesa di quello spostamento — di norma fino a trenta minuti, per coprire una procedura schedulata — e se non avviene segnala l'anomalia invece di dichiarare l'invio riuscito.

Funziona su qualsiasi installazione e non richiede accordi con nessuno. Dice però solo che il file è stato preso in carico, non che il documento sia stato registrato.

Livello 2 — l'interrogazione a SQL Server

Arca appoggia i dati su SQL Server. Questo permette la verifica che conta davvero: chiedere al database se il documento con quel numero esiste.

L'interrogazione va sulla tabella delle testate documento e non è nient'altro che un controllo di esistenza. L'agente la esegue come comando esterno — con sqlcmd, usando le credenziali che il cliente fornisce — invece che con un driver dedicato. È una scelta deliberata: il profilo del gestionale resta un file di testo modificabile, e sull'agente non va installato niente in più.

Questa verifica non è attiva per impostazione predefinita. Va concordata con chi amministra il database Arca, perché richiede un utente con permessi di lettura sulla tabella giusta, e in molte installazioni quella conversazione va fatta prima. Ma dove si attiva, la differenza è netta: si passa da "il file è stato preso" a "il documento c'è".

Un vantaggio meno ovvio dell'XML

Poiché la struttura del documento sopravvive, un DDT importato in Arca mantiene l'associazione fra la testata e le sue righe. Questo rende sensato il passo successivo: confrontare quel documento con l'ordine d'acquisto e poi con la fattura del fornitore.

Con un CSV piatto il confronto va ricostruito; con l'XML no. È il motivo per cui, dove il gestionale lo permette, conviene usare il formato strutturato anche quando quello tabellare funzionerebbe. Il confronto a tre vie è descritto in software three-way matching.

I codici articolo

Vale qui quanto vale ovunque: il codice del fornitore e il codice interno non hanno nessuna relazione automatica, e importare senza risolverlo moltiplica le anagrafiche.

Alla prima occorrenza si corregge il codice nell'anteprima prima dell'invio; quando la stessa correzione si ripete per lo stesso fornitore, BolleFlow la trasforma in una regola del codebook di quel fornitore e da lì in poi la applica da sola sui documenti successivi. In alternativa la corrispondenza si tiene nell'anagrafica del gestionale, come codice articolo del fornitore. Il costo si concentra nelle prime settimane e poi tende a zero.

Una precisazione dovuta

BolleFlow non è un connettore certificato Wolters Kluwer. Produce il tracciato XML che Arca Evolution importa, lo deposita nella cartella corretta e — dove attivata — verifica su SQL Server che il documento sia stato registrato. È una distinzione che conviene chiedere a qualunque fornitore di automazione, anche a chi non la dichiara.

Il test che conviene fare per primo

Prima di installare l'agente: prendi il DDT del fornitore che ti dà più fastidio, fallo leggere, scarica l'XML e importalo a mano con la procedura di Arca. In dieci minuti sai se l'estrazione regge sui tuoi documenti veri e se il tracciato passa sulla tua installazione. La verifica su SQL Server è una conversazione da fare dopo, con chi amministra il database.

Il piano gratuito copre 25 documenti al mese.

Continua da qui

• Le tre vie per portare i DDT nel gestionale
• Lo stesso flusso su TeamSystem
• Lo stesso flusso su Passepartout Mexal
• Confrontare ordine, DDT e fattura prima di registrare