Ciclo Attivo e Ciclo Passivo: Differenze, Fasi e Documenti

Ogni azienda fa due cose con i documenti: vende e compra. Il ciclo attivo è tutto ciò che accade fra un ordine ricevuto e i soldi incassati. Il ciclo passivo è tutto ciò che accade fra un ordine mandato e i soldi pagati. Sono speculari, ma non simmetrici.

Le fasi a confronto

Le differenze che contano

Il ciclo attivo si governa bene con il gestionale perché tutti i dati nascono lì dentro: dall'ordine cliente discendono DDT e fattura senza riscrivere nulla.

Il ciclo passivo no. L'ordine nasce nel tuo sistema, ma il DDT e la fattura arrivano da fuori, e il DDT arriva come carta o PDF. Ogni passaggio è un punto in cui qualcuno ricopia dati a mano e in cui i tre documenti possono divergere.

Dove nascono gli errori

Nel ciclo attivo:

• DDT emessi e non fatturati entro il termine della fattura differita;
• prezzi o sconti sbagliati in fattura, con note di credito da emettere;
• consegne non firmate, che il cliente contesta;
• crediti scaduti non sollecitati.

Nel ciclo passivo:

• merce caricata a magazzino in ritardo o con quantità del DDT e non quelle reali;
• codici del fornitore non abbinati ai codici interni;
• fatture registrate senza confronto con ordine e DDT;
• DDT fatturati due volte, prezzi aumentati senza avviso;
• note di credito attese e mai arrivate;
• pagamenti di fatture contestate.

Gli errori del ciclo attivo si vedono perché qualcuno si lamenta. Quelli del ciclo passivo restano nei conti come costi un po' più alti del dovuto.

I documenti, uno per uno

Il controllo che chiude il ciclo passivo

Prima di pagare una fattura fornitore si dovrebbero confrontare tre documenti:

• l'ordine: cosa avevi chiesto e a che prezzo;
• il DDT: cosa è arrivato davvero;
• la fattura: cosa ti viene chiesto di pagare.

Si chiama three-way matching. Nelle aziende piccole si fa a campione, o solo sulle fatture grosse, perché a mano richiede di cercare e leggere tre documenti per ogni riga.

Da dove partire

Se il gestionale copre già bene il ciclo attivo, il lavoro manuale rimasto è quasi tutto nel passivo, e si concentra in due punti: registrare i DDT ricevuti e controllare le fatture. Le singole fasi, con ciò che si può automatizzare in ognuna, sono in ciclo passivo: cos'è e cosa si può automatizzare.

BolleFlow lavora su quei due punti: legge i DDT e le fatture dei fornitori, li porta nel gestionale e li confronta. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.

Domande frequenti

Cos'è il ciclo attivo? L'insieme delle attività che vanno dalla vendita all'incasso: gestione dell'ordine cliente, consegna, fatturazione, incasso e gestione dei crediti. In inglese order-to-cash.

Cos'è il ciclo passivo? L'insieme delle attività che vanno dall'acquisto al pagamento: ordine al fornitore, ricevimento della merce, registrazione e controllo della fattura, pagamento. In inglese procure-to-pay.

Qual è la differenza principale? Nel ciclo attivo i documenti li produce l'azienda con i propri sistemi; nel ciclo passivo arrivano dai fornitori, ognuno con formati, codici e tempi propri.

Quali documenti fanno parte del ciclo passivo? Richiesta di acquisto, ordine al fornitore, conferma d'ordine, DDT ricevuto, fattura passiva, eventuali note di credito e disposizione di pagamento.

Quale dei due cicli conviene automatizzare per primo? Quello passivo ha di solito più lavoro manuale, perché richiede di ricopiare e confrontare documenti prodotti da altri.

Controllare le fatture dei fornitori in automatico toglie al ciclo passivo il passaggio che oggi spesso non fa nessuno.

Continua da qui

• Ciclo passivo: cos'è, le fasi e cosa si può automatizzare
• Fatture attive e passive: differenza
• Ordine d'acquisto: cos'è e cosa contiene
• Three-way matching: ordine, DDT e fattura