In breve
Per caricare in eSolver o Spring i DDT dei fornitori senza digitarli, BolleFlow legge il PDF e produce un file XML nel tracciato Sistemi: tipo documento, serie, numero e data, partita IVA e codice fiscale del fornitore, causale e codice di magazzino, tipo di resa e le righe con codice articolo, descrizione, quantità e unità di misura. Il file va importato con la funzione di importazione documenti dell'installazione; struttura e cartella vanno confermate con chi segue il gestionale, perché cambiano con la configurazione.
Importare i DDT Fornitori in Sistemi eSolver e Spring
eSolver e Spring, i gestionali di Sistemi, importano documenti da file. Non leggono il PDF che il fornitore allega alla mail: quello qualcuno lo deve trasformare in dati. Questa pagina descrive cosa contiene il tracciato che BolleFlow produce per Sistemi e cosa va deciso prima di usarlo.
Il tracciato
BolleFlow genera un file XML con una testata e le righe articolo.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Codice azienda | Il codice dell'azienda nel gestionale |
| Tipo documento | DDT, oppure il tipo usato per i documenti ricevuti da fornitore |
| Serie | La serie del documento, se presente |
| Numero e data | Quelli del DDT del fornitore; data in formato giorno/mese/anno |
| Codice soggetto | Il codice del fornitore, se compare sul documento |
| Partita IVA e codice fiscale | Del fornitore che ha emesso il DDT |
| Ragione sociale e indirizzo | Del fornitore |
| Tipo di resa | Porto franco, assegnato o la resa indicata |
| Causale di magazzino | La causale del movimento |
| Codice magazzino | Il magazzino di destinazione |
| Righe | Codice articolo, descrizione, quantità, unità di misura |
Una precisazione: le funzioni di importazione di eSolver e Spring dipendono dai moduli attivi e dalla configurazione. Questo tracciato è il punto di partenza; struttura, cartella e modalità di import vanno confermate con chi segue la vostra installazione prima di andare in produzione.
Tre campi che decidono se l'import funziona
Il tipo documento. Nei gestionali Sistemi il documento ricevuto da un fornitore ha un tipo proprio, diverso dal DDT emesso. Se il file arriva con il tipo sbagliato, il documento entra nel ciclo attivo invece che nel passivo. Va fissato una volta, uguale per tutti i DDT fornitori.
La causale di magazzino. È ciò che dice al gestionale come muovere le giacenze: carico per acquisto, reso, conto lavorazione. Il DDT cartaceo riporta la causale del trasporto in parole; il gestionale vuole il suo codice. Per i normali DDT di vendita ricevuti la causale è sempre la stessa, ed è quella che conviene impostare come predefinita.
Il soggetto. Il fornitore si riconosce dalla partita IVA. Sul DDT ne compaiono due — la sua e la vostra — e leggerle invertite produce un documento intestato al soggetto sbagliato. BolleFlow distingue cedente e cessionario dalla posizione nel documento: il fornitore è nell'intestazione, voi nel riquadro del destinatario.
Come arriva il file al gestionale
Le strade sono tre, dalla più semplice:
- Download e import a mano. Si scarica l'XML e lo si importa dalla funzione del gestionale. È il modo giusto per il primo test.
- Agente locale con cartella osservata. Un piccolo programma sul PC del gestionale scrive il file nella cartella che indicate e controlla che venga preso in carico. Per Sistemi si usa il profilo generico: la cartella va indicata, non viene proposta in automatico.
Il file di import per il tuo gestionale, già pronto
BolleFlow legge i DDT dei fornitori e li esporta nel tracciato che il gestionale si aspetta: TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution.
- Cartella cloud. OneDrive, Google Drive o WebDAV, se non si vuole installare nulla: vedi DDT via cartella cloud.
Verificare che l'import sia avvenuto
Scrivere un file in una cartella non significa averlo importato. L'agente considera riuscita la consegna quando il file sparisce o viene spostato dalla cartella, cioè quando il gestionale lo ha preso. Se dopo il tempo configurato è ancora lì, l'invio viene segnalato come non riuscito invece di risultare fatto.
Vale la pena di fare anche un controllo dal gestionale nei primi giorni: aprire i documenti importati e confrontarne due o tre con il PDF.
Gli errori tipici
| Sintomo | Causa probabile |
|---|---|
| Documento intestato alla propria azienda | Partite IVA invertite |
| Fornitore creato doppio | Anagrafica senza partita IVA, o con formato diverso |
| Quantità moltiplicate | Separatore decimale non atteso |
| Giacenze non movimentate | Causale di magazzino mancante o errata |
| Righe con articolo sconosciuto | Codice del fornitore non abbinato al vostro |
I codici articolo
Qualunque sia la strada, resta un punto che nessun import risolve da solo: il codice sul DDT è quello del fornitore, non il vostro. Senza una corrispondenza fra i due, le righe entrano con codici che il gestionale non conosce. Come si costruisce è spiegato in codici articolo del fornitore.
Provarlo
Il test più utile è con il fornitore che manda i documenti peggiori: scansioni storte, tabelle fitte, righe che vanno a capo. Si può far leggere un DDT senza registrarsi e guardare cosa esce.
Continua da qui
- Importare i DDT in TeamSystem
- Le tre vie per portare i DDT nel gestionale
- Causale del trasporto nel DDT
Domande frequenti
BolleFlow ha un tracciato per i gestionali Sistemi?
Sì: produce un file XML con i campi di testata e di riga pensati per eSolver e Spring. Va confermato sull'installazione, perché le funzioni di import dipendono dalla configurazione.
Come viene riconosciuto il fornitore?
Dalla partita IVA e dal codice fiscale letti sul DDT. Se sul documento compare il codice con cui il fornitore vi identifica o un vostro codice fornitore, viene riportato nel campo dedicato.
BolleFlow è un prodotto Sistemi?
No. È un software indipendente che produce un file compatibile; l'import in eSolver o Spring avviene con gli strumenti del gestionale.
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