Importare i DDT Fornitori in Danea Easyfatt: le Strade Possibili

Danea Easyfatt è il gestionale più diffuso fra le piccole aziende italiane, e la domanda arriva sempre nella stessa forma: i DDT dei fornitori arrivano in PDF, e qualcuno li ricopia a mano nel carico di magazzino. Questa pagina descrive le strade per smettere, con i limiti di ognuna.

Una premessa onesta: BolleFlow non ha un tracciato dedicato a Easyfatt, a differenza di quanto succede per TeamSystem o Passepartout. Produce un file con colonne configurabili. Quello che segue va quindi verificato sulla vostra versione.

Le tre strade

Partire dalla fattura elettronica

È la strada che usa la maggior parte degli utenti Easyfatt: la fattura del fornitore arriva in XML dallo SdI, il gestionale la legge e ne ricava il documento di acquisto con le righe. Non si digita nulla.

Ha due limiti, entrambi di sostanza.

Il tempo. Con la fattura differita la merce arriva il 3 e la fattura il 10 del mese dopo. Per cinque settimane il magazzino sulla carta non ha quello che c'è sugli scaffali.

Il controllo. Se il carico nasce dalla fattura, la fattura è confrontata con se stessa. Due colli mancanti alla consegna entrano comunque in magazzino, perché in fattura ci sono. Il DDT serve proprio a questo: è l'unico documento che dice cosa è arrivato davvero.

Importare da file

Easyfatt prevede l'importazione di dati da file: anagrafiche e articoli da foglio di calcolo, documenti in un formato XML proprio documentato da Danea. Quali tipi di documento si possono importare, e con quali campi, dipende dalla versione e dall'edizione: prima di costruire qualunque automatismo, conviene aprire la guida della funzione di import e fare una prova con un documento solo.

Il metodo più rapido per capire cosa serve è il solito: esportare un documento di acquisto già registrato e guardare come è fatto. Dice colonne, ordine e formati meglio di qualunque descrizione.

Quello che il file deve contenere è sempre lo stesso:

Dove si inserisce BolleFlow

BolleFlow fa la parte che Easyfatt non fa: legge il PDF o la scansione del DDT, qualunque sia il layout del fornitore, ed estrae testata e righe. Poi le consegna in CSV o XML con colonne configurabili: si scelgono i campi, il loro ordine, il separatore e il formato dei decimali.

Da lì le possibilità sono due:

• adattare il file al formato di import della vostra versione di Easyfatt e importarlo;
• se l'import di quel tipo di documento non è disponibile, usare il file come base per il carico: i dati sono già in tabella, con quantità e codici, e si incollano invece di digitarli.

Non è la consegna senza mani che si ottiene con un gestionale per cui esiste un tracciato pronto. È la differenza fra ricopiare trenta righe da un PDF e controllarne trenta già compilate.

Cosa controllare al primo import

• Fornitore: deve agganciarsi all'anagrafica esistente, di solito per partita IVA. Se non si aggancia, il gestionale ne crea uno nuovo e i duplicati restano.
• Decimali: virgola, non punto. Un prezzo 12.50 letto male diventa 1.250.
• Date: formato giorno/mese/anno.
• Documento doppio: importare due volte lo stesso file non deve creare due carichi.

I codici articolo

Qualunque sia la strada, resta un punto che nessun import risolve da solo: il codice sul DDT è quello del fornitore, non il vostro. Senza una corrispondenza fra i due, le righe entrano con codici che il gestionale non conosce. Come si costruisce è spiegato in codici articolo del fornitore.

Un test da dieci minuti

Prendete il DDT del fornitore con il layout più scomodo, fatelo leggere qui senza registrarvi e guardate il file che esce. Se le righe sono giuste, il resto è una questione di formato.

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