In breve
La packing list, o distinta colli, è l'elenco dei colli di una spedizione con il contenuto, il peso netto e lordo e le dimensioni di ciascuno. Non è un documento fiscale e non sostituisce DDT o fattura: li accompagna. Serve al vettore per organizzare il carico, alla dogana per i controlli nelle esportazioni e a chi riceve per verificare la consegna collo per collo senza aprire tutto.
Packing List: Cos'è, Cosa Contiene e Modello Excel Gratis
Dieci colli su un bancale, tutti uguali da fuori. Quale contiene i raccordi che servono subito in produzione? La risposta sta nella packing list: il documento che dice cosa c'è dentro ogni collo.
Scarica il modello
| Formato | Quando usarlo | Download |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Poche righe, da stampare e mettere nel collo n. 1 | packing-list.docx |
| Excel (.xlsx) | I totali di quantità e peso si calcolano da soli | packing-list.xlsx |
| PDF compilabile | Lo compili a video, poi lo stampi o lo invii | packing-list.pdf |
| PDF stampabile | Lo compili a mano in magazzino | versione stampabile |
Gratuiti: Word ed Excel si scaricano lasciando l'email, i PDF sono liberi.
Il modello è bilingue italiano-inglese, adatto anche alle spedizioni estere.
Cosa contiene
| Sezione | Dati |
|---|---|
| Riferimenti | Numero e data, fattura o DDT collegato, ordine del cliente |
| Parti | Mittente, destinatario, luogo di consegna |
| Trasporto | Vettore, resa (Incoterms) |
| Per ogni collo | Numero del collo, tipo di imballo, articoli contenuti e quantità, peso netto, peso lordo, dimensioni |
| Totali | Numero di colli, peso netto e lordo complessivi, volume |
| Marcature | Le scritte e i numeri riportati sui colli |
Il cuore è la tabella per collo. Una packing list che elenca solo gli articoli, senza dire in quale collo si trovano, è un duplicato del DDT e non serve a nulla.
Packing list, DDT e fattura: chi fa cosa
| Packing list | DDT | Fattura | |
|---|---|---|---|
| A cosa serve | Descrive l'imballaggio | Documenta la consegna | Documenta la vendita |
| Valore fiscale | Nessuno | Sì | Sì |
| Prezzi | No | Facoltativi | Sì |
| Pesi e dimensioni per collo | Sì | Solo totali | No |
| Chi la usa | Vettore, dogana, magazzino | Magazzino, amministrazione | Amministrazione |
Nelle spedizioni nazionali semplici il DDT, con numero di colli e peso, basta. La packing list diventa utile quando i colli sono tanti, diversi fra loro o destinati a reparti diversi.
Quando viene richiesta
- Esportazioni. La dogana la usa per i controlli fisici, lo spedizioniere per prenotare lo spazio e calcolare il nolo, che dipende da peso e volume.
- Pagamenti con credito documentario. La banca paga contro documenti conformi: se la lettera di credito chiede una packing list, deve corrispondere alla fattura in ogni dato.
- Trasporto aereo e marittimo, dove peso e volume determinano il costo.
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BolleFlow legge i DDT dei tuoi fornitori, qualunque sia il layout, e li prepara nel tracciato di import del tuo gestionale: TeamSystem, Zucchetti, SAP Business One, Sistemi, Passepartout, Arca Evolution.
- Clienti strutturati, che la prevedono nelle condizioni di fornitura e respingono la merce che arriva senza.
- Spedizioni con molti colli, anche in Italia, per permettere a chi riceve di controllare.
Come compilarla senza errori
- Numera i colli in modo progressivo ("1/10, 2/10...") e scrivi lo stesso numero sul collo.
- Compila mentre imballi, non dopo a memoria.
- Pesa davvero. Il peso lordo include l'imballo; il netto è la sola merce. Pesi stimati creano problemi in dogana e contestazioni con il vettore.
- Usa le stesse descrizioni e gli stessi codici di fattura e DDT. Una descrizione diversa per lo stesso articolo è la causa più comune di blocchi doganali.
- Controlla i totali: la somma delle quantità per articolo deve dare la quantità in fattura.
- Mettine una copia nel collo n. 1 o in una busta all'esterno, e inviala in anticipo al cliente.
A cosa serve a chi riceve
Con una packing list fatta bene il ricevimento cambia: si contano i colli, si pesano a campione, e si apre subito solo il collo che contiene ciò che serve. Senza, ogni differenza fra DDT e merce richiede di aprire tutto. I controlli da fare alla consegna sono nella checklist di ricevimento merce.
Resta il lavoro d'ufficio: riportare nel gestionale ciò che è arrivato. BolleFlow legge DDT, packing list e fatture dei fornitori in PDF o in scansione ed estrae testata e righe. Puoi provarlo con un tuo documento senza registrarti.
Domande frequenti
La packing list è obbligatoria? Non è un documento fiscale e in Italia non c'è un obbligo generale. È di fatto necessaria nelle esportazioni, dove dogana, spedizioniere e banca la richiedono insieme alla fattura, e quando il cliente la prevede nel contratto.
Che differenza c'è tra packing list e DDT? Il DDT dice quali beni vengono consegnati e a chi, ed è il documento che regge la fattura differita. La packing list dice come quei beni sono imballati: quali articoli in quale collo, con pesi e misure.
Nella packing list vanno messi i prezzi? No. Prezzi e valori stanno in fattura. La packing list riporta quantità, pesi e dimensioni.
In che lingua si scrive? Nella lingua concordata con il cliente. Per l'estero di solito in inglese, o bilingue.
Chi compila la packing list? Chi spedisce, al momento dell'imballaggio: è l'unico a sapere cosa c'è in ogni collo.
Se il tempo se ne va nel registrare i documenti in arrivo, qui c'è la differenza fra un programma per emettere DDT e uno per registrarli.
Continua da qui
- DDT in inglese: delivery note e modello bilingue
- CMR: la lettera di vettura internazionale
- Ricevimento merce: checklist in 10 punti
- Modello DDT gratis
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