DDT Elettronico: È Valido? Regole, Invio e Conservazione

Con la fattura elettronica obbligatoria molti si aspettano che anche il DDT abbia un formato ufficiale, un invio allo SdI, uno scarto. Non è così. Il DDT è rimasto un documento a forma libera, e questo vale sia come libertà sia come problema.

Cosa dice la norma

Il DPR 472/1996 chiede che il documento di trasporto contenga alcuni dati (numero, data, parti, eventuale vettore, natura, qualità e quantità dei beni) e che sia emesso prima della consegna o spedizione. Non dice su quale supporto. L'Agenzia delle Entrate ha confermato nel tempo che il DDT rientra fra i documenti che possono essere formati, trasmessi e conservati in modo informatico.

Le conseguenze pratiche:

DDT e fattura elettronica: come si collegano

Il punto di contatto è la fattura differita. La fattura elettronica che riepiloga le consegne del mese deve richiamare ogni DDT, e il tracciato XML ha un blocco apposito.

Se il blocco DatiDDT manca, la fattura non viene scartata dallo SdI, che non controlla questo aspetto. Ma una fattura emessa il mese dopo senza riferimenti ai DDT non ha i requisiti della differita. Per chi riceve, poi, quei riferimenti sono l'unico modo per agganciare la fattura alle consegne: vedi fattura differita e DDT.

Il tipo documento è TD24 per la fattura differita, TD01 per quella immediata.

Come si emette un DDT digitale

Tre livelli, dal più semplice al più strutturato.

1. PDF generato dal gestionale e inviato per email al cliente e al vettore. È la soluzione più diffusa.
2. PDF su portale o app, con il destinatario che conferma la ricezione e l'autista che raccoglie la firma su tablet.
3. Scambio di dati strutturati (EDI, per esempio il messaggio DESADV) fra i sistemi di fornitore e cliente. È lo standard nella grande distribuzione e nell'automotive: il DDT arriva come dati, non come documento da leggere.

Qualunque sia il livello, restano due attenzioni. Chi trasporta deve poter esibire il documento: una copia sul telefono o stampata. E serve una prova di consegna: firma su carta, firma su tablet, conferma dal portale, POD del corriere. Come si raccoglie è spiegato in firma del DDT alla consegna.

Come si conserva

Il DDT va conservato come gli altri documenti dell'impresa: per quanto tempo è spiegato in conservazione dei DDT. Sul formato la distinzione è questa.

• DDT nato digitale: si conserva in digitale, con un sistema di conservazione a norma.
• DDT nato su carta (o stampato e firmato a mano): si può tenere la carta oppure sostituirla con la conservazione digitale a norma della scansione. Finché quel processo non è completato, l'originale di carta non si butta.

Una cartella condivisa piena di PDF è un archivio comodo, non una conservazione a norma.

Il problema vero: ogni fornitore fa a modo suo

L'assenza di un formato unico ha un costo, e lo paga chi riceve. La fattura elettronica arriva come XML uguale per tutti e il gestionale la importa. Il DDT arriva come PDF con il layout del fornitore, come scansione, come foto: non si importa, si ricopia.

È il motivo per cui, a tanti anni dalla fattura elettronica, il carico di magazzino è ancora digitato a mano in molte aziende. Gli scambi EDI risolvono il problema solo fra aziende grandi che si sono accordate su un tracciato.

BolleFlow nasce per questo passaggio: legge il DDT in PDF o in scansione, qualunque layout abbia, ne estrae testata e righe e lo consegna al gestionale nel tracciato che si aspetta. Poi confronta i DDT con le fatture elettroniche ricevute. Puoi provarlo con un tuo DDT senza registrarti.

Domande frequenti

Il DDT elettronico è obbligatorio? No. L'obbligo di formato elettronico riguarda la fattura, non il documento di trasporto. Il DDT può essere su carta, in PDF o in qualsiasi altro formato.

Il DDT va inviato allo SdI? No. Il Sistema di Interscambio riceve fatture e note di credito. Il DDT si scambia direttamente fra mittente e destinatario.

Posso mandare il DDT in PDF per email? Sì. Conviene che una copia, anche su smartphone o tablet, sia disponibile a chi trasporta la merce e che il destinatario confermi la ricezione.

Dove si indica il DDT nella fattura elettronica? Nel blocco DatiDDT (2.1.8) del file XML, con numero e data di ogni documento e, se serve, le righe di fattura a cui si riferisce.

Devo allegare i DDT alla fattura elettronica? Non è obbligatorio: bastano numero e data nel blocco DatiDDT. Molti li allegano in PDF per comodità del cliente.

Un DDT nato su carta si può conservare solo in digitale? Sì, con un processo di conservazione a norma che garantisca integrità e leggibilità. La semplice scansione in una cartella non basta a sostituire l'originale.

Per portare i DDT ricevuti nel gestionale senza digitarli, ecco come funziona l'import dei DDT in TeamSystem e, per gli altri gestionali, il tracciato CSV.

Continua da qui

• Conservazione dei DDT: quanto tempo e in che formato
• Fattura differita e DDT: termini e riferimenti
• Firma del DDT alla consegna
• Come digitalizzare i DDT dei fornitori