Conservazione dei DDT: Quanto Tempo e in Che Formato

In quasi tutte le aziende che ricevono merce c'è uno scaffale di raccoglitori pieni di DDT. Nessuno li riapre, nessuno osa buttarli. La domanda è sempre la stessa: per quanto tempo vanno tenuti, e si può fare a meno della carta?

Quanto tempo

Dieci anni. Il DDT è un documento che giustifica registrazioni contabili — il carico di magazzino, la fattura differita che lo richiama, le note di credito per i resi — e segue lo stesso termine che l'articolo 2220 del codice civile prevede per le scritture contabili e la documentazione relativa.

Il termine vale per i DDT emessi e per quelli ricevuti. Per chi compra, il DDT ricevuto è la prova di cosa è stato consegnato: è il documento che serve se una fattura viene contestata anni dopo, o se in una verifica bisogna dimostrare che una merce è entrata in conto lavorazione e non come acquisto. Cosa contiene e perché conta è in DDT, documento di trasporto.

Carta o digitale

Si possono conservare in digitale. Il punto è come.

I DDT ricevuti in PDF sono già documenti digitali. Stamparli non aggiunge valore: l'originale è il file. Vanno conservati come file, non come carta.

I DDT ricevuti su carta si possono digitalizzare e conservare in forma digitale, ma la semplice scansione non basta a sostituire l'originale. Serve una conservazione digitale a norma: un sistema che garantisca nel tempo integrità, leggibilità, reperibilità e data certa del documento, secondo le regole sulla conservazione dei documenti informatici. Nella pratica, per una PMI significa affidarsi a un conservatore accreditato.

Finché la conservazione a norma non è attiva, la carta resta.

Archiviare non è conservare

È la distinzione che si perde più spesso. Una cartella condivisa piena di PDF ordinati per fornitore è un archivio: comodo, ricercabile, utile per lavorare. Non è una conservazione: niente garantisce che un file non sia stato sostituito, né quando è stato salvato.

Le due cose servono entrambe, a persone diverse. L'archivio serve a chi lavora oggi — trovare il DDT di marzo che la fattura cita. La conservazione serve fra otto anni, a chi deve dimostrare che quel DDT è proprio quello.

Come si organizza in pratica

1. Digitalizzare all'ingresso. Il DDT si scansiona o si salva quando arriva, non a fine anno. Come farlo senza rallentare il magazzino è in come digitalizzare i DDT dei fornitori.
2. Collegarlo ai dati. Un DDT archiviato serve se si ritrova partendo dalla fattura, dal fornitore o dall'articolo. Un PDF chiamato scan_0034.pdf non lo ritrova nessuno.
3. Mandarlo in conservazione a norma. Con un conservatore accreditato, periodicamente.
4. Solo allora, valutare la carta. Con il supporto di chi segue la contabilità.

Cosa fa BolleFlow, e cosa no

BolleFlow tiene una copia immutabile del documento così com'è arrivato, con un'impronta SHA-256 registrata al momento della ricezione: da quel punto ogni modifica del file è dimostrabile. La copia resta collegata ai dati estratti, quindi si ritrova partendo dalla fattura o dal fornitore.

Non è conservazione a norma, e non lo dichiara. Mancano il riferimento temporale opponibile a terzi e il responsabile della conservazione, che si ottengono solo tramite un conservatore accreditato. Quello che BolleFlow prepara è il pacchetto di documenti da consegnargli, con le impronte già calcolate. È una distinzione che conviene chiedere a qualunque software che "archivia i documenti".

In sintesi

• I DDT, emessi e ricevuti, si conservano dieci anni.
• Si può fare in digitale, ma serve una conservazione a norma: la scansione in una cartella non basta.
• I DDT ricevuti in PDF sono già originali digitali: non vanno stampati.
• Archiviare serve a lavorare; conservare serve a dimostrare.

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• DDT, documento di trasporto: cos'è e cosa contiene
• Come digitalizzare i DDT dei fornitori
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