Importare i DDT Fornitori in un Gestionale AS/400 o su Misura

Molte aziende italiane non lavorano su un gestionale di serie. Lavorano su un sistema AS/400 scritto venticinque anni fa e modificato ogni anno, o su un software costruito apposta da una software house locale. Fanno esattamente quello che serve all'azienda, e non hanno un pulsante "importa DDT".

Hanno però quasi sempre un meccanismo più semplice e più solido: un file in una cartella.

Come ricevono dati questi sistemi

Su IBM i — il nome attuale di AS/400 — esistono comandi standard per copiare un file delimitato dentro una tabella del database. Chi mantiene il gestionale li usa già per altri scambi: listini, ordini da e-commerce, flussi con la logistica. Un flusso di DDT in ingresso è lo stesso lavoro con altri campi.

Cosa mettere nel file

Il contenuto non cambia da un sistema all'altro:

In un CSV la testata si ripete su ogni riga. Il programma che riceve il file riconosce l'inizio di un nuovo documento quando cambiano numero e fornitore.

I cinque dettagli da concordare

Sono gli stessi che fanno fallire qualsiasi scambio di file, e vanno scritti prima di cominciare.

1. Separatore. Punto e virgola è la scelta più sicura in Italia. Le descrizioni che lo contengono vanno racchiuse fra virgolette.
2. Decimali. Virgola o punto, e quanti. Un sistema che si aspetta quantità con tre decimali senza separatore legge 12,5 in un modo imprevedibile.
3. Date. GG/MM/AAAA o AAAAMMGG. La seconda è la più usata sui sistemi AS/400.
4. Codifica dei caratteri. I sistemi IBM i usano una codifica propria: accenti e simbolo dell'euro sono i primi a rompersi. Va detto esplicitamente in che codifica arriva il file.
5. Nome del file. Deve essere unico, per non sovrascrivere un file non ancora letto.

Dove si inserisce BolleFlow

BolleFlow legge il DDT in PDF o in scansione ed estrae testata e righe. Per i gestionali senza tracciato dedicato produce:

• CSV con colonne configurabili: si scelgono i campi, i nomi delle colonne e l'ordine, il separatore, il carattere dei decimali, la presenza dell'intestazione e la codifica;

• XML o JSON, quando il programma che riceve preferisce una struttura gerarchica.

Non produce tracciati a lunghezza fissa. Se il gestionale li richiede, la conversione dal CSV al tracciato posizionale va fatta dal programma di caricamento: per chi lo mantiene è poco lavoro, ed è meglio che stia lì, dove si conoscono le lunghezze dei campi.

Come arriva il file

• Agente locale. Un programma installato su un PC Windows della rete scrive il file nella cartella di scambio, anche su una condivisione di rete raggiungibile dal sistema. Parla solo verso l'esterno: non serve aprire porte né avere un indirizzo fisso.
• Comando dopo la scrittura. L'agente può lanciare un comando appena depositato il file, per esempio lo script che avvia il caricamento.
• Verifica. Considera riuscita la consegna quando il file sparisce o viene spostato; altrimenti la segnala. Lo stesso documento non viene scritto due volte.
• Cartella cloud. Se non si vuole installare nulla: OneDrive, Google Drive o WebDAV.

Cosa chiedere a chi mantiene il gestionale

Una mail con quattro domande di solito basta:

1. Esiste già un flusso di import da file? Su quale cartella?
2. Che formato preferite: CSV, lunghezza fissa, XML?
3. Come viene riconosciuto il fornitore: partita IVA o vostro codice?
4. Cosa fa il programma se trova un articolo che non conosce?

L'ultima è la più importante: un import che scarta in silenzio le righe sconosciute è peggio di nessun import.

I codici articolo

Qualunque sia la strada, resta un punto che nessun import risolve da solo: il codice sul DDT è quello del fornitore, non il vostro. Senza una corrispondenza fra i due, le righe entrano con codici che il gestionale non conosce. Come si costruisce è spiegato in codici articolo del fornitore.

Il primo passo

Un DDT, letto e scaricato in CSV, mandato a chi mantiene il sistema con la domanda: "riuscite a caricare questo?". Si può ottenere il file da qui senza registrarsi.

Continua da qui

• Importare DDT in qualsiasi gestionale con CSV o XML
• DDT nel gestionale via cartella cloud
• Estrarre dati da un DDT in PDF